Część przedsiębiorców stosuje jeszcze faktury pro forma, ale w praktyce są to jedynie projekty przyszłych faktur. Dopiero ostateczne dokumenty, spełniające wymogi ustawy o VAT będą potwierdzać transakcję sprzedaży towarów lub usług. Firmy lub osoby fizyczne prowadzące działalność posługują się jednak fakturami pro forma, aby przedstawić szczegóły transakcji, w tym np. ostateczną kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi. Mogą być one stosowane również jako wezwanie do zapłaty przed dokonaniem transakcji.

Obecne przepisy nie mówią nic o fakturach pro forma – zostały one ostatecznie usunięte z ustawy o VAT 1 stycznia 2014 r. Przed 1 stycznia 2013 r. podatnicy mieli obowiązek ich wystawiania np. w celu dokumentowania nieodpłatnych przekazań towarów. Od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. ustawa o VAT pozwalała na ich wystawianie. Od 1 stycznia 2014 r. polskie przepisy zostały dostosowane do regulacji unijnej dyrektywy 112. Zdaniem ekspertów wcześniejszy obowiązek wystawiania faktur pro forma był niezgodny z nią, a przypisywanie im znaczenia takiego, jakie niosą zwykłe faktury, było błędne.

Ostateczne wykreślenie faktur pro forma z ustawy o VAT nie oznacza, że nie można ich wystawiać. Co więcej, praktyka pokazuje, że w dalszym ciągu część przedsiębiorców się nimi posługuje. Aby jednak uniknąć problemów z fiskusem, który może potraktować fakturę pro forma jak zwykłą i zażądać zapłaty podatku z niej wynikającego, warto zwrócić przede wszystkim uwagę na terminy związane z fakturowaniem i powstawaniem obowiązku podatkowego w VAT.

Zasada ogólna mówi, że powstaje on z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeśli jednak podatnik otrzyma całość lub część zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, to pojawia się z chwilą jej otrzymania. Chodzi np. o przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu. Obowiązek podatkowy powstaje również w przypadkach wskazanych w art. 19a ust. 5 ustawy o VAT (np. wydania towarów przez komitenta komisantowi). Otrzymanie całości lub części zapłaty powoduje konieczność zapłaty VAT.

Ma to istotne skutki dla pana Macieja, który może wystawić fakturę pro forma przed otrzymaniem części lub całości zapłaty, ale po jej uzyskaniu powinien wystawić zwykłą. Podatnik musi bowiem wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż lub otrzymanie przez niego całości albo części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Gdyby nasz czytelnik dostał zaliczkę od kontrahenta, a następnie wystawił fakturę pro forma, to bez względu na jej nazwę naczelnik urzędu skarbowego mógłby uznać, że dokumentuje ona transakcję, na której wykonanie otrzymał zaliczkę, i zażądać zapłaty podatku. Być może nie byłby to wielki problem, gdyby faktura pro forma odpowiadała zwykłej, którą należy wystawić w określonych prawem terminach. Co do zasady trzeba to jednak zrobić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Warto również zwrócić uwagę na to, jakie dane mogą się znaleźć na dokumencie pro forma. Przepisy tego nie regulują, co oznacza, że podatnicy mają w tym zakresie pewną swobodę. Nie ma jej natomiast w przypadku zwykłych faktur, dokumentujących transakcję. Faktura pro forma nie powinna więc zawierać dokładnie takich samych danych jak zwykła. Można w niej pominąć np. stawki VAT, datę wystawienia dokumentu lub jego numer.

Pan Maciej może wystawić fakturę pro forma przed dokonaniem sprzedaży towaru i przed zapłatą, traktując ją jako wezwanie do zapłaty, od której uzależnia dostawę na rzecz kontrahenta. Jeśli jednak po wystawieniu pro formy otrzyma część lub całość zapłaty, będzie musiał wystawić fakturę ostateczną do 15. dnia kolejnego miesiąca. Mało tego, powinien odprowadzić VAT od otrzymanej kwoty i rozliczyć ją w deklaracji VAT, składanej do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeśli więc wystawi fakturę pro forma 14 października, otrzyma całą zapłatę 25 października, a dostarczy towar 2 listopada, to będzie musiał wystawić kontrahentowi fakturę do 15 listopada, a do 25 listopada złożyć deklarację VAT i zapłacić podatek fiskusowi. 

Podstawa prawna

Art. 19a ust. 1, 5 i 8, art. 106a, art. 106e ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.).