Zarówno opodatkowani na zasadach ogólnych (tj. zgodnie ze skalą podatkową) podatnicy PIT prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, jak i podatnicy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych prowadzący ewidencję przychodów nie mają obowiązku zaewidencjonowania w wymienionych urządzeniach księgowych faktu dokonania odliczenia związanego z zakupem kasy (kas) rejestrującej.

Obowiązek zaewidencjonowania takiego odliczenia mają natomiast podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych oraz ci podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy zgodnie z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) zobowiązani są do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obecnie dotyczy to tych osób fizycznych i spółek cywilnych osób fizycznych, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 1,2 mln euro.

Odliczenie od należnego VAT kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących powinno ujmować się w księgach rachunkowych w następujący sposób:

• po stronie Wn konta 222 Rozliczenie należnego VAT,

• po stronie Ma konta 845 Przychody przyszłych okresów.

Taki sposób zaksięgowania odliczenia wynika z faktu, że dla celów rachunkowych odliczenie to traktowane jest jako dopłata na cele inwestycyjne. W konsekwencji zastosowanie ma art. 40 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dopłaty z tego tytułu zalicza się do przychodów przyszłych okresów.

Ten sam przepis stanowi, że ujęta na koncie Przychody przyszłych okresów kwota odliczenia zwiększa stopniowo, równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych, wysokość pozostałych przychodów operacyjnych.

Sposób, w jaki odbywa się zarejestrowanie w księgach rachunkowych odliczenia na zakup kas rejestrujących, przedstawia przykład.