Po zakończeniu umowy najmu lokalu użytkowego jednostka zatrzymała wniesioną przez najemcę kaucję najmu, częściowo na poczet zaległości czynszowych oraz jako odszkodowanie za zniszczone mienie. Na odszkodowanie nie został wystawiony żaden dokument, zaś ustalenia w tej sprawie zawarto jedynie w protokole zdawczo-odbiorczym podpisanym przez najemcę i jednostkę jako wynajmujących. W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych te zdarzenia?
Dziennik Gazeta Prawna
Kaucja najmu to nic innego jak zabezpieczenie interesów wynajmującego i gwarancja dotrzymania przez najemcę warunków zawartej umowy. Może być wykorzystana wyłącznie w sposób określony w umowie. W przypadku wygaśnięcia umowy, tak jak ma to miejsce w pytaniu, o ile umowa zawiera takie postanowienia, kaucja może zostać przeznaczona na:
a) rozliczenie niespłaconych przez najemcę zobowiązań,
b) rozliczenie ewentualnych odszkodowań.
W przypadku braku wystąpienia wyżej wymienionych przesłanek kaucja powinna być zwrócona najemcy.
Z uwagi na zwrotny charakter kaucji jej wniesienie nie stanowi przychodu dla jednostki. Może się stać przychodem w przypadku rozliczenia jej w poczet odszkodowania, które ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 760 Pozostałe przychody operacyjne.
Dziennik Gazeta Prawna
Sposób ujęcia w księgach rachunkowych wpłaty, jak i rozliczenia kaucji najmu, przy uwzględnieniu zasad określonych w rozporządzeniu ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, przedstawiono na schemacie.
SCHEMAT
Operacje na kontach
Objaśnienia:
1. Wpłata kaucji najmu:
● Wn konto 139 Inne rachunki bankowe
● Ma konto 240 Pozostałe rozrachunki
2. Rozliczenie wniesionej kaucji w poczet zaległości z tytułu najmu:
● Wn konto 240 Pozostałe rozrachunki
● Ma konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych
3. Przekazanie z rachunku depozytowego na rachunek dochodów środków wniesionych jako kaucja najmu i zaliczonych w poczet niespłaconych zaległości:
● Wn konto 141 Środki pieniężne w drodze
● Ma konto 139 Inne rachunki bankowe
4. Wpływ na rachunek dochodów środków wniesionych jako kaucja najmu i zaliczonych w poczet niespłaconych zaległości:
● Wn konto 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 075)
● Ma konto 141 Środki pieniężne w drodze
5. Rozliczenie wniesionej kaucji w poczet uznanego odszkodowania:
● Wn konto 240 Pozostałe rozrachunki
● Ma konto 760 Pozostałe przychody operacyjne
6. Przekazanie z rachunku depozytowego na rachunek dochodów środków wniesionych jako kaucja najmu i zaliczonych w poczet odszkodowania:
● Wn konto 141 Środki pieniężne w drodze
● Ma konto 139 Inne rachunki bankowe
7. Wpływ na rachunek dochodów środków wniesionych jako kaucja najmu i zaliczonych w poczet niespłaconych zaległości:
● Wn konto 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 097)
● Ma konto 141 Środki pieniężne w drodze
8. Zwrot wniesionej kaucji najmu w przypadku braku podstaw do jej zatrzymania:
● Wn konto 240 Pozostałe rozrachunki
● Ma konto 139 Inne rachunki bankowe
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.).
Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze środków zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.).