statystyki

GIODO wciąż ma na celowniku biura rachunkowe

autor: Jakub Styczyński23.05.2016, 17:00
Praca, rynek pracy, człowiek, kontrola

Biura rachunkowe najczęściej nie są administratorami danych osobowych, tylko otrzymują je od swoich klientów.źródło: ShutterStock

Firmy notorycznie nie podpisują z klientami umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych i stają się przez to ich administratorami. Działają więc ze szkodą dla siebie. Wiele firm uważa, że ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: u.o.o.d.o.) nie dotyczy biur rachunkowych, ponieważ nie istnieją przepisy wprost nakładające na nie zadania z zakresu ochrony informacji. Rzecz w tym, że specyfika branży biur rachunkowych sprawia, iż dane osobowe przez nie przetwarzane mogą być uważane za informacje poufne.

Reklama


Ponadto biura często nie wiedzą o konieczności podpisania stosownej umowy powierzenia danych przez klienta ani że wykonują czynności, które mogą stawiać ich w roli administratora danych – tym samym tworząc obowiązek ich zabezpieczenia. Generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO) ostrzega, że brak spełnienia wymogów przez biura rachunkowe może skutkować dotkliwymi sankcjami.

- W ostatnich latach przeprowadzaliśmy wiele kontroli w biurach rachunkowych i okazało się, że najwięcej problemów mają one z prawidłowym wykonaniem podstawowych obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych – informuje Małgorzata Kałużyńska-Jasak, dyrektor zespołu rzecznika prasowego GIODO. I dodaje, że uchybienia w tym zakresie dotyczyły w szczególności niezgłoszenia do rejestracji GIODO prowadzonych zbiorów danych osobowych, dopuszczenia do przetwarzania danych osób nieposiadających upoważnień nadanych przez administratora danych, braków ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Inspektor krytycznie ocenił również sposób wykonania obowiązków związanych z przetwarzaniem danych przy użyciu systemów informatycznych.

Kiedy obowiązkowo

Biura rachunkowe najczęściej nie są administratorami danych osobowych, tylko otrzymują je od swoich klientów. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 31 ust. 1 u.o.o.d.o. przekazanie informacji przez klienta (w tym przypadku administratora danych) powinno odbyć się w oparciu o umowę zawartą na piśmie (to tzw. umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych). Według GIODO, który otrzymywał informacje od Państwowej Inspekcji Pracy, biura często zapominają o jej sporządzeniu. Umowa ta sprawia, że przekazujący dane po jej podpisaniu wciąż pozostaje administratorem danych. Biura rachunkowe nie muszą zatem zgłaszać bazy danych do GIODO, zwłaszcza że przepisy dodatkowo wyłączają je od tej odpowiedzialności. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 8 u.o.o.d.o. baz nie muszą ich bowiem zgłaszać podmioty, które wykorzystują dane wyłącznie w celu stworzenia dokumentów pracowniczych, pracy w oparciu o wyciągi bankowe, umowy czy faktury.

Należy jednak pamiętać, by umowa przetwarzania danych osobowych z klientem wyraźnie określała zakres i cel przetwarzania tych informacji, gdyż biura rachunkowe mogą je przetwarzać tylko w tych ramach. To ważne, bo firmy często wykraczają poza czynności uwzględnione w umowę tworząc własne zbiory informacji jak np. wewnętrzny rejestrprzedsiębiorców powierzających dane. Jeśli te bazy danych tworzone najczęściej w celach rozliczeniowych mają być wykorzystywane także w innych celach, np. marketingowych, dochodzenia roszczeń albo prowadzenia postępowań reklamacyjnych, to biura rachunkowe stają się wtedy samodzielnymi administratorami własnych zbiorów danych.Automatycznie ciąży na nich obowiązek nie tylko zgłoszenia tych baz do GIODO ale również podjęcia środków zabezpieczających informacje jeszcze przed wykonaniem jakichkolwiek czynności uwzględniających ich wykorzystanie..


Pozostało jeszcze 65% treści

Czytaj wszystkie artykuły
Miesiąc 97,90 zł
Zamów abonament

Mam już kod SMS
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Zapoznaj się z regulaminem i kup licencję
Więcej na ten temat

Reklama


Artykuły powiązane

Polecane

Reklama

Komentarze (1)

  • ktostam(2016-05-24 06:26) Zgłoś naruszenie 30

    Komu to potrzebne? Chyba tylko urzędnikom z GIODO. Mam nadzieję, że dobra zmiana obejmie również porządki w tej organizacji i ustawie o ochronie danych osobowych.

    Odpowiedz

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Redakcja poleca

Prawo na co dzień

Polecane

Reklama