Czy i w jaki sposób przeprowadzić na dzień bilansowy inwentaryzację paliwa znajdującego się w bakach samochodów służbowych?
EKSPERT RADZI
Uwzględniając cel przeprowadzenia inwentaryzacji na koniec każdego roku obrotowego, czyli ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki na ten dzień, należy wskazać, że co do zasady przedmiotem inwentaryzacji powinny być wszystkie aktywa i pasywa jednostki wykazywane w księgach i prezentowane w sprawozdaniu finansowym. Jeżeli jednostka nie ma magazynu ze zbiornikami, w których gromadzi paliwo, a zakupione paliwo jest bezpośrednio wlewane do baku samochodu, to paliwo nie stanowi w tym momencie aktywa jednostki, ale jest to materiał przeznaczony do zużycia, który jest bezpośrednio księgowany w koszty działalności operacyjnej. Robi się to zapisem: Wn 401 - Zużycie materiałów i energii, Ma 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.
Biorąc to pod uwagę, a także uwzględniając, że:
– są to z reguły kwoty nieistotne, niezniekształcające rzeczywistego stanu majątku,
– trudno jest dokładnie ustalić ilość pozostałego w baku paliwa,
– wykorzystanie paliwa ma charakter ciągły, powtarzający się z miesiąca na miesiąc i z roku na rok mniej więcej w podobnej wielkości,
należy uznać, że paliwo znajdujące się w bakach samochodów służbowych nie podlega inwentaryzacji według zasad wynikających z art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.
W celu uniknięcia ewentualnych zarzutów warto w polityce rachunkowości i instrukcji inwentaryzacyjnej zapisać, że paliwa w bakach samochodowych, z uwagi na ww. przesłanki, nie inwentaryzuje się na koniec roku obrotowego.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).