Jesteśmy przedsiębiorstwem wodociągów i kanalizacji (działającym w formie spółki z o.o.)posiadającym dużą liczbę środków trwałych trudno dostępnych. W jaki sposób należy przeprowadzić inwentaryzacje takich środków trwałych, jak np. rury kanalizacyjne?
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim inwentaryzacja może być przeprowadzona jedną z trzech metod, w zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów.
Środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie inwentaryzuje się metodą spisu z natury. Ale tą metodą nie inwentaryzuje się gruntów i środków trwałych trudno dostępnych. Środki trwałe trudno dostępne inwentaryzuje się poprzez porównanie danych księgowych z dokumentacją.
W celu przeprowadzenia inwentaryzacji drogą porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami należy wykorzystać głównie dane zawarte w ewidencji analitycznej i porównać je z dokumentami źródłowymi i wtórnymi. Umożliwi to ocenę prawidłowości wykazanych w ewidencji księgowej sald określonych składników aktywów i pasywów. Pozwoli również na ustalenie faktu ich istnienia i źródła ich pochodzenia, stwierdzenia realnej wartości tych składników i kompletności ich ujęcia w zapisach. Potwierdzeniem takiej weryfikacji są wydruki „Zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych” dla poszczególnych weryfikowanych aktywów i pasywów, których zgodność potwierdzają pracownicy wchodzący w skład zespołu spisowego i osoby odpowiedzialne merytorycznie.
Weryfikację zapisów przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, z tym że inwentaryzację można rozpocząć w IV kwartale roku obrotowego i zakończyć do 15 stycznia roku następnego.
Wyniki tej inwentaryzacji powinny zostać przedstawione w postaci protokołu. Po zakończeniu inwentaryzacji drogą weryfikacji należy sporządzić zbiorcze sprawozdanie zinwentaryzowanych tą drogą aktywów i pasywów. ©?
WZÓR 1
Protokół weryfikacji wybranych pozycji aktywów i pasywów
.................................
pieczęć firmowa
Protokół weryfikacji nr ..........
Saldo konta................................................na dzień.................................
Zespół weryfikacyjny w składzie: 1...................................................
2...................................................
w dniu ...................... zweryfikował saldo konta....................................................................................................
i stwierdził, że saldo konta wynika z zapisów udokumentowanych sprawdzonymi i zatwierdzonymi dokumentami. Jest ono realne i poprawnie ustalone.
Saldo obejmuje:
a).................................................. zł...................................................
b).................................................. zł.....................................................
c)................................................... zł.....................................................
Saldo końcowe na dzień .......................wynosi: zł.................................
...........................................................
podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencję księgową
podpisy członków zespołu weryfikacyjnego
1.....................................................
2. ...................................................
ZATWIERDZONO
................................................. .................................
Główny księgowy Kierownik jednostki
WZÓR 2
Sprawozdanie z inwentaryzacji
Sprawozdanie z inwentaryzacji dokonanej drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją księgową aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją poprzez spis z natury lub potwierdzenie sald sporządzone na dzień 31 grudnia .............

Salda objętych niniejszym protokołem aktywów i pasywów uznaje się za realne i prawidłowe
Załącznik nr ...... do sprawozdania finansowego
Za rok..............
Data i podpisy członków zespołu weryfikacyjnego
1..........................................................
2..........................................................
................................................... ....................................................... Zatwierdzono/data
.................... ........................
Główny księgowy Kierownik jednostki
WZÓR 3
Protokół
Protokół
z przeprowadzonej inwentaryzacji aktywów i pasywów metodą uzgodnienia (weryfikacji) z dokumentacją źródłową za rok ............
1. Inwentaryzacja została przeprowadzona na podstawie Zarządzenia nr .......... z dnia........
2. Inwentaryzacją metodą weryfikacji zostały uzgodnione następujące aktywa i pasywa:
● Grunty – na kwotę .................
● Środki trwałe, do których dostęp był znacznie utrudniony – na kwotę .............
● Należności sporne i wątpliwe – na kwotę .............
● Należności wobec osób nieprowadzących działalności gospodarczej – na kwotę ............
● Zobowiązania wobec osób nieprowadzących działalności gospodarczej – na kwotę ............
● Należności publicznoprawne – na kwotę ..........
● Zobowiązania publicznoprawne – na kwotę ..................
● Inne (wymienić) ................
3. Powyższe salda zostały zweryfikowane na dzień ............
4. W trakcie prowadzonej weryfikacji nie stwierdzono sald nieuzasadnionych bądź niezgodnych z dokumentacją źródłową.
Na tym protokół zakończono i podpisano.
Podpisy pracowników księgowości
Podstawa prawna
Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).