Pan Marek prowadzi firmę budowlaną realizującą kontrakty w całej Polsce. Pracownicy mu podlegli często dostają służbowe polecenie wyjazdu na drugi koniec kraju, aby tam pracować nad danym projektem. Do tej pory firma wypłacała im z tego tytułu diety, ale teraz padł pomysł zmian – pracodawca zamierza zwracać zatrudnionym faktycznie poniesione podczas podróży koszty. – Czy zmiana ma w praktyce jakiekolwiek znaczenie, a pracownicy nadal będą musieli płacić podatek od części pieniędzy – pyta czytelnik
Pracownicy nie powinni płacić PIT od zwrotu faktycznie poniesionych przez nich wydatków (przede wszystkim na wyżywienie). Pan Marek musi jednak liczyć się z tym, że rację przyzna mu dopiero wyrok sądu administracyjnego. Najnowsze orzecznictwo jest w tym zakresie korzystne. Czym jest podróż służbowa? Otóż kodeks pracy nakazuje zatrudnionemu wykonywać obowiązki związane z wykonywaną pracą. Jeśli jednak pracodawca wysyła go poza miejscowość, w której firma ma siedzibę (lub on sam ma stałe miejsce pracy), to powinien też pokryć koszty związane z takim wyjazdem. Szczegółowo mówi o tym par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. Wynika z niego, że pracownik w podróży służbowej powinien odzyskać zwrot kosztów przejazdów, dojazdów komunikacją miejską, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków. Przede wszystkim przysługują mu jednak diety, które mają pokryć dzienne koszty wyżywienia.
Jakie to ma znaczenie na gruncie podatkowym? Z ustawy o PIT wynika, że co do zasady świadczenia, które pracownik otrzymuje w związku z podróżą służbową, są jego przychodem. Może on jednak skorzystać z preferencji. Artykuł 21 ust. 1 pkt 16. zwalnia od podatku diety i inne należności wypłacane za czas podróży służbowej pracownika (i osoby niebędącej pracownikiem). Taka preferencja nie dotyczy jednak całej kwoty, a jedynie jej części (do limitu wynikającego z rozporządzenia). Nadwyżka powyżej tej sumy jest opodatkowana, a pracodawca musi od niej potrącić zaliczki na podatek jak od innych składników wynagrodzenia.
Takie rozwiązanie zapewne obowiązywało w firmie pana Marka przez lata. Jednak coraz więcej firm zamiast wypłacać pracownikom diety, oddaje im faktycznie poniesione na wyżywienie wydatki. Zdaniem pracodawców w takiej sytuacji nie ma w ogóle mowy o przychodzie, zwracaniu uwagi na limity zwolnienia i o jakichkolwiek obowiązkach wobec fiskusa. Potwierdza to wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) w sprawie opodatkowania nieodpłatnych świadczeń.
Trybunał wyjaśnił, że przychodem zatrudnionego są tylko takie świadczenia, które zostały spełnione za jego zgodą (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie), leżą w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść (w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku), a korzyść ta jest wymierna. To oznacza, że nie tylko zwrot kosztów wyżywienia, ale i inne należności nie są przychodem – argumentują firmy. Takie wyjazdy nie leżą przecież w interesie pracownika, który dostaje polecenie służbowe i niezależnie od tego, czy mu się to podoba, czy nie, musi je wykonać.
Niestety fiskus nie widzi żadnej różnicy między wypłatą diet a zwrotem faktycznie poniesionych kosztów. Ciągle chce podatku od nadwyżki poza limity z rozporządzenia. Potwierdza to interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 25 czerwca 2015 r., w której chodziło o celników wyjeżdżających służbowo na szkolenia. Mieli na nich zapewnione bezpłatne, całodzienne wyżywienia. Dzięki temu pracodawca nie wypłacał im diet i był zdania, że nie powstają żadne obowiązki podatkowe. Dyrektor izby zwrócił uwagę, że szef w ogóle nie ma obowiązku zapewniać bezpłatnego wyżywienia podczas wyjazdów służbowych, a skoro to uczynił, to od części wartości tego świadczenia zatrudniony zapłaci podatek dochodowy. Urzędnicy w ogóle nie odnieśli się do argumentów przedstawionych przez TK. Podobnie restrykcyjne stanowisko zaprezentowali dyrektorzy izb: w Katowicach (interpretacja z 7 maja 2015 r., nr IBPBII/1/4511-82/15/MK) i w Warszawie (interpretacja z 8 października 2014 r., nr IPPB4/415-583/14-5/JK3).
Argumenty podatników przekonują jednak sądy administracyjne (na razie wojewódzkie). Sędziowie zwracają uwagę, że istnieją fundamentalne różnice między dietami (zryczałtowanymi wypłatami) a zwrotem faktycznie poniesionych przez pracowników wydatków. Z samego rozporządzenia wynika, że te pierwsze nie przysługują zatrudnionym, którym zapewniono bezpłatne, całodzienne wyżywienie. To oznacza, że podwładny, któremu zapewniono bezpłatne posiłki, bądź pracodawca zwraca faktyczne ich koszty, nie otrzymuje diety ani żadnych należności, o których mówi rozporządzenie. Nie mają więc znaczenia limity, a pracownik w ogóle nie płaci PIT z tego tytułu.
Sądy zgadzają się też z TK, że skoro pracownik w podróży służbowej działa w interesie pracodawcy, to trudno mówić o powstaniu przychodu. Takie stanowisko potwierdzają wyroki warszawskiego WSA z 23 stycznia 2015 r., z 16 kwietnia 2014 r. i z 3 października 2013 r. Równie liberalny był sąd w Poznaniu w orzeczeniu z 5 grudnia 2014 r. ©?
Co i w jakiej wysokości przysługuje pracownikom w podróży służbowej
Dieta na pokrycie kosztów wyżywienia (30 zł za dobę w podróży krajowej. Za granicą ich wysokość różni się w zależności od kraju)
Zwrot kosztów noclegu w hotelu (co do zasady w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale nie wyższej niż 600 zł. W podróży zagranicznej limit różni się w zależności od kraju)
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej (wypłacany w wysokości 20 proc. diety – 6 zł , jeśli w ogóle pracownik je ponosi. Za granicą uzyskać można także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego
Zwrot kosztów przejazdów i inne niezbędne udokumentowane wydatki (tu bez limitów)
Od nadwyżki powyżej wszystkich tych kwot fiskus żąda podatku.
Podstawa prawna
Art. 77 par. 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Art. 2, art. 7–10 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).