Z danych przekazanych DGP przez izby skarbowe wynika, że do urzędów skarbowych napłynęło dotychczas ponad 71 tys. deklaracji VAT-26. To formularze, w których przedsiębiorcy informują, że będą używać auta osobowego (lub aut; jeden dokument może dotyczyć maksymalnie dziewięciu pojazdów) tylko na potrzeby swojego biznesu. W takim wypadku mogą odliczać cały VAT zapłacony w cenie samochodu oraz od wydatków eksploatacyjnych i na paliwo.

Zgłoszeń jest już przeszło dwa razy więcej niż w maju ubiegłego roku. Przepisy, na podstawie których są nadsyłane, obowiązują od 1 kwietnia 2014 r.

Przyjmują one zasadę, że auta osobowe są wykorzystywane w firmach do celów mieszanych (do działalności gospodarczej i na prywatne potrzeby), w związku z czym możliwe jest potrącenie 50 proc. VAT. Jednak umożliwiają pełne odliczenie, jeśli pojazd służy tylko do służbowego użytku. W tym wypadku spełnione muszą być jednak dodatkowe warunki. Firma musi: określić reguły korzystania z auta (najlepiej w odpowiednim regulaminie), gwarantujące, że poza firmą nie będzie ono używane, prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu (z opisem tras) i złożyć do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od pierwszego wydatku, od którego chciałaby odliczyć cały podatek, informację VAT-26.

Gdy potem przedsiębiorca postanawia korzystać z samochodu również do celów prywatnych bądź go sprzedać – musi zaktualizować VAT-26. I oczywiście traci prawo do pełnego odliczenia.

Fiskus restrykcyjny...

Jak twierdzą eksperci, jedną z przyczyn szybkiego wzrostu liczby aut zgłaszanych w VAT-26 jest korzystne orzecznictwo sądów administracyjnych.

Ministerstwo Finansów od początku bardzo rygorystycznie interpretuje przepisy. Podkreślało na przykład, że nawet jeden prywatny przejazd oznacza, że pojazd nie służy wyłącznie do działalności gospodarczej, a pełne odliczenie VAT zawartego w cenie zakupu musi być skorygowane. MF twierdziło, że dotyczy to również przedstawicieli handlowych. Nie przyjmowało argumentów, że w wielu przypadkach logika prowadzenia biznesu nakazuje, by handlowiec od klientów jechał prosto do domu i spod domu wyruszał w kolejne służbowe podróże.

...sądy łagodniejsze

Sądy są odmiennego zdania. Przykładowo jak wyjaśnił WSA w Krakowie w wyroku z 20 stycznia 2015 r. (sygn. akt I SA/Kr 1834/14, nieprawomocny), parkowanie samochodu poza siedzibą firmy nie oznacza automatycznie, że nie jest on wykorzystywany wyłącznie w biznesie. Sąd przyznał również, że – inaczej niż chciałby fiskus – nie da się całkowicie wyeliminować ryzyka, że pracownik użyje auta służbowego do celów prywatnych. – Chodzi jedynie o stworzenie takich mechanizmów i wprowadzenie takich zasad, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania pojazdów wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika – wyjaśnił sąd. Wystarczy więc sporządzić regulamin wykluczający prywatny użytek samochodu, zapoznać z nim pracowników, prowadzić okresowe kontrole lub kontrole w czasie rzeczywistym. Sąd uznał, że takie środki są obiektywne i wystarczające dla zabezpieczenia wykorzystania pojazdów dla celów działalności gospodarczej. Podobnie orzekły WSA we Wrocławiu (10 marca 2015 r., sygn. akt I SA/Wr 35/15) oraz WSA w Łodzi (25 maja 2015 r., sygn. akt I SA/Łd 435/15).

Z kolei WSA w Poznaniu w wyroku z 18 czerwca 2015 r. (sygn. akt I SA/Po 305/15, nieprawomocny) uznał, że przejazdy przedstawicieli handlowych z miejsca zamieszkania do siedziby spółki lub do klientów związane są z realizacją celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone im mienie spółki. Mają więc charakter służbowy, związane są wyłącznie z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą, co oznacza, że może ona po spełnieniu ustawowych wymogów (przesłanie VAT-26, prowadzenie ewidencji przebiegu) odliczać 100 proc. VAT od wydatków związanych z samochodami.

Sądy są bardziej zgodne z fiskusem w sprawie wymogów, które spełniać musi ewidencja przebiegu pojazdu. W sprawie rozpatrywanej przez WSA w Rzeszowie (wyrok z 3 lutego 2015 r., sygn. akt I SA/Rz 1073/14) firma uważała, że nie musi w ewidencji odnotowywać wszystkich, w tym bardzo krótkich przejazdów, np. do sklepu w celu zakupu materiałów biurowych, do urzędu czy na pocztę. Sąd się z tym nie zgodził. Stwierdził, że w rubryce dotyczącej trasy przejazdu (skąd – dokąd) powinny być dokładne opisy ze wskazaniem adresów punktów pośrednich. Z kolei w rubryce „cel wyjazdu” powinien być wskazany każdy, powiązany z tymi punktami pośrednimi, powód wyjazdu. Nie zgodził się, że wystarczy jeden wpis dotyczący wszystkich podróży w danym dniu.

Podatnicy są uważni

Eksperci oceniają, że organy podatkowe i kontroli skarbowej nie prowadzą żadnej zmasowanej akcji weryfikującej, czy przedsiębiorcy prawidłowo odliczają VAT od samochodów. – Fiskus koncentruje się na ściganiu oszustw w VAT, które oznaczają gigantyczne straty dla budżetu – uważa Marta Szafarowska, doradca podatkowy i partner w MDDP. To jej zdaniem słuszna strategia, bo znając rygorystyczne podejście fiskusa, firmy, które decydują się na pełne odliczenie VAT od aut, są szczególnie staranne. – Nie chcą ryzykować surowych sankcji karno-skarbowych, jakie mogą się wiązać nawet z niedopełnieniem formalności – mówi. Jak dodaje Łukasz Blak, doradca podatkowy z Certus LTA, organy najczęściej czekają z kontrolami – nie rozpoczynają ich w pierwszych okresach rozliczeniowych, w których podatnik stosuje określone preferencje.

Jeśli już jednak dochodzi do kontroli, urzędnicy szczegółowo analizują ewidencję przebiegu pojazdu i regulamin jego używania. Porównują też ewidencję z dokumentami księgowymi. – Oczywiście faktury za paliwo tankowane w weekend lub w miejscowościach turystycznych, dalekich od siedziby firmy, mogą wskazywać, że auto jest używane na prywatne potrzeby – tłumaczy ekspert.