Niektóre szkoły nie ujmują tych funduszy w swoim bilansie, tłumacząc, że nie one są ich właścicielami. To błąd, ponieważ te pieniądze stanowią majątek jednostki oświatowej.
Piotr Wieczorek specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO / Dziennik Gazeta Prawna
Dziennik Gazeta Prawna
Dziennik Gazeta Prawna
Niestety dyrektorzy o tym nie pamiętają. Inni z kolei do tego obowiązku nie przywiązują wagi. A nawet gdy chcą go realizować, to niektóre rady rodziców traktują to jako naruszenie ich autonomii. Problem jest niemały i znaczący, bo przecież rada rodziców funkcjonuje niemal w każdej szkole czy przedszkolu.
Od momentu, kiedy pojawił się obowiązek tworzenia rad rodziców, tj. od 2007 roku, wypracowano wiele różnych rozwiązań w zakresie sposobu ich działania. Niektórym z nich można wręcz zarzucić, że są sprzeczne z obowiązującymi przepisami, a część z nich utrudnia funkcjonowanie rady rodziców, co pośrednio wpływa na poziom aktywności rodziców w życiu szkoły czy przedszkola.
Utrwaliły się też przekonania, które nie zawsze mają umocowanie w przepisach prawa oświatowego. Jednym z nich jest twierdzenie, że rada rodziców to podmiot osobny od szkoły, a przecież zakres podmiotów ustala ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm.).
Nieprawda, że poza kontrolą...
Przykładem może być dość mocno ugruntowane przekonanie, że dyrektor nie może kontrolować tego, co czyni rada rodziców, ani dysponować jej środkami. Taki pogląd dotyczy również organu prowadzącego. A przecież trzeba pamiętać, że zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych za całość gospodarki finansowej szkoły (w przypadku szkół publicznych) odpowiada dyrektor. Z kolei nadzór nad sprawami finansowymi szkoły (zarówno środkami przekazanymi z budżetu, jak i pozyskanymi przez szkołę) zgodnie z art. 34a ustawy o systemie oświaty przypada organowi prowadzącemu. Literalnie organ prowadzący nadzoruje m.in.: „prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole lub placówce środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę lub placówkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem”.
Obalamy błędne przekonanie
Rada rodziców jako organ społeczny szkoły pozyskuje środki na cele statutowe placówki, w której działa, więc są to środki pozyskane przez szkołę. Ponadto rada rodziców nie jest podmiotem gospodarki narodowej i GUS odmawia nadawania jej numeru REGON. Istotne jest również to, że rada rodziców nie reprezentuje szkoły, lecz jej dyrektor (art. 39 ustawy o systemie oświaty). Zacytujmy art. 53 ust. 1 ustawy o systemie oświaty: „W szkołach i placówkach, z zastrzeżeniem ust. 6 [nie we wszystkich szkołach jest obowiązek ich tworzenia], działają rady rodziców, które reprezentują ogół rodziców uczniów.” Zatem jest to organ, który reprezentuje jedynie rodziców (konstytuuje się co roku), a zgodnie z posiadanymi kompetencjami poza szkołą może porozumiewać się z innymi radami rodziców (szczególnie dotyczy to zespołów szkół, w których poszczególne szkoły posiadają swoje organy społeczne) i występować do organu prowadzącego szkołę lub placówkę oraz organu sprawującego nadzór pedagogiczny z wnioskami i opiniami we wszystkich sprawach szkoły lub placówki (art. 54 ust. 1 ustawy o systemie oświaty). Trudno się zatem zgodzić z tezą, że pozyskane środki przez radę rodziców miałyby być poza kontrolą organu prowadzącego, który odpowiada za działalność szkoły (art. 5 ust. 7 ustawy o systemie oświaty). Rada rodziców to integralna część szkoły, w której funkcjonuje. Potwierdzenie powyższych ustaleń zawiera m.in. orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 15 września 2000 r., sygn. akt I SA 943/00.
Brak samodzielności
To dyrektor organizuje pierwsze wybory w każdym roku szkolnym i odpowiada za to, aby regulamin rady rodziców był zgodny z przepisami, w tym ze statutem szkoły. Rada rodziców ma prawo gromadzić środki z dobrowolnych składek rodziców i innych źródeł, co wiąże się z pozyskiwaniem na rzecz szkoły środków pieniężnych. Jako organ społeczny szkoły nie może przeznaczać zebranych środków na inne cele niż potrzeby szkoły. Takie potrzeby określa statut szkoły, która w obecnym stanie prawnym (w przypadku jednostek tworzonych przez organy państwa i samorządu terytorialnego) jest jednostką budżetową mającą prowadzić gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych, co wiąże się z podejmowaniem różnych działań w ramach kontroli zarządczej. Jednym z celów kontroli zarządczej jest zapewnienie wiarygodności sprawozdań jednostki, w tym finansowych typu bilans.
Rada rodziców nie podlega obowiązkowi ewidencyjnemu i nie jest obowiązana do posiadania oddzielnego od szkoły numeru identyfikacji podatkowej (NIP), nie może bowiem być uznana za podatnika podatku dochodowego w rozumieniu ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.) oraz za podatnika w rozumieniu ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Tak wynika z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 maja 2010 r., nr ILPP1/443-232/10-5/BD, a ponadto interpretacji indywidualnej ministra finansów z 6 kwietnia 2009 r., nr DD6/8213/134/SOH/08/PK-253.
Rada rodziców utworzona przez rodziców przedszkolaków jako ich reprezentant (art. 53 ust. 1 ustawy o systemie oświaty) jest wyłącznie wewnętrznym organem przedszkola. Rada rodziców będąc jedynie społecznym organem opiniodawczym i wnioskodawczym jednostki oświatowej nie jest podmiotem gospodarki narodowej i nie może samodzielnie występować w obrocie prawnym.
Z aktualnych interpretacji podatkowych i orzeczeń wypływają ponadto inne wnioski wskazane w ramce.
Rozwiązanie w księgach
Środki zebrane przez radę rodziców stanowią majątek (aktywa) szkoły, który dyrektor rozdysponuje zgodnie z wnioskami rady rodziców (to ten organ określi cele, na które mają być przeznaczone i zasady wydatkowania). Jak zatem je ujmować w ewidencji szkoły? Jeśli art. 54 ust. 8 ustawy o systemie oświaty posługuje się sformułowaniem „fundusze z dobrowolnych składek rodziców oraz innych źródeł”, to najwłaściwsze wydaje się ujęcie funduszowe. Rozwiązanie ewidencyjne przedstawione na schemacie należy wprowadzić do polityki rachunkowości (wykorzystując zasady opracowania zakładowego planu kont), aby były podstawy do takiego ujęcia tych środków i wykazania ich w sprawozdaniu finansowym. Oczywiście te rozwiązania ewidencyjne będą zależne od tego, co w szkole w rzeczywistości występuje. Należy pamiętać, że zgodnie z wymogami art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Wszelkie środki pozyskane przez organy szkoły powinny być ujawniane w bilansie jednostki, np.w schemacie 800 zł powinno być wykazane w aktywach (500 zł jako środki na rachunku bankowym i 300 zł w kasie) i 800 zł w pasywach (jako fundusze celowe albo w osobnej pozycji). [przykład]
Ważne wskazówki
● Rada rodziców jest jedynie organem społecznym szkoły.
● Nie ma zdolności do czynności prawnych (skutek: nie ma prawa zawierać żadnych umów cywilnoprawnych, w tym umów-zleceń, o dzieło, darowizny czy zakładać rachunku bankowego, nie może zaciągać zobowiązań).
● Na radę rodziców nie można wystawić faktury – należy rozróżniać wydatkowanie (do wysokości zgromadzonych środków) od zaciągania zobowiązań.
● W razie błędnego lub niewystarczającego opisania dokumentów finansowych istnieje ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
● Zakres kompetencji rady rodziców jest wyraźnie dookreślony w przepisach oświatowych (w tym również w Karcie nauczyciela).
● Rada rodziców nie może być ani podatnikiem, ani płatnikiem, więc nie powinna uzyskać nr NIP.
● Nie ma zdolności sądowej.
● Środki rady rodziców powinny być gromadzone na rachunku bankowym założonym przez szkołę lub/i w kasie szkoły.
SCHEMAT
Objaśnienia do schematu:
1) Wpływ dobrowolnych składek na założony rachunek bankowy na potrzeby rady rodziców;
2) Wpływ dobrowolnych składek w kasie jednostki (najlepiej na osobny raport kasowy);
3) Wydatek z rachunku bankowego na cele określone przez radę rodziców;
4) Wydatek w postaci zapłaty gotówką na cele określone przez radę rodziców.
Rozwiązanie ewidencyjne przedstawione na schemacie należy wprowadzić do polityki rachunkowości szkoły
PRZYKŁAD
Na rachunku i gotówką
W szkole funkcjonuje rada rodziców. Gromadzi środki z dobrowolnych składek. Szkoła prowadzi ewidencję funduszu.
Objaśnienia do schematu
1) Wpłynęły dobrowolne składki na rachunek bankowy (na potrzeby rady rodziców) kwota 2000 zł: strona Wn konta 139 – Inne rachunki bankowe, strona Ma konta 853 – Fundusz rady rodziców;
2) Wpłynęły dobrowolne składki w kasie szkoły (osobny raport kasowy) kwota 1000 zł: strona Wn konta 101 – Kasa, strona Ma konta 853 – Fundusz rady rodziców;
3) Wydano pieniądze z rachunku bankowego na cel określony przez radę rodziców – kwota 1500 zł: strona Wn konta853 – Fundusz rady rodziców, strona Ma konta 139 – Inne rachunki bankowe;
4) Zapłacono gotówką na cele określone przez radę rodziców w kwocie 700 zł: strona Wn konta 853 – Fundusz rady rodziców, strona Ma konta 101 – Kasa.
Podstawa prawna
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).