Jesteśmy samorządową jednostką budżetową. Uzyskujemy dochody z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych, które księgowane są na koncie 221. Zgodnie z zawartymi umowami należności z tytułu najmu i dzierżawy płatne są w częściach na podstawie przekazanych kontrahentom faktur. Jak należy ująć przypisy z tytułu tych należności? Czy podstawą jest zawarta z kontrahentem umowa, opiewająca na całość należności z tytułu dzierżawy, czy może sukcesywnie wystawiane w ciągu roku faktury obejmujące kolejne części należności?
EKSPERT RADZI
Podstawą dokonania w księgach rachunkowych jednostki przypisu należności oraz przychodu z tytułu najmu czy dzierżawy będą sukcesywnie wystawiane faktury za poszczególne okresy, ustalone w umowie, np. za okresy miesięczne.
Stosownie do postanowień art. 40 ustawy o finansach publicznych każda jednostka budżetowa prowadzi swoje księgi zgodnie z ustawą o rachunkowości, ustawą o finansach publicznych oraz rozporządzeniami wydanymi na jej podstawie, w tym w szczególności rozporządzeniem ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).
Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Zapisy w księgach danej operacji gospodarczej muszą być zgodne z treścią ekonomiczną operacji, wynikającą z dowodu księgowego.
Przez operację gospodarczą należy rozumieć każde zdarzenie gospodarcze, które ma wpływ na aktywa lub pasywa jednostki, w związku z czym podlega odpowiedniemu zapisowi w księgach rachunkowych jednostki. Natomiast podpisanie umowy z najemcą czy dzierżawcą jest zdarzeniem gospodarczym. Jest to pojęcie szersze niż operacja gospodarcza, przy czym każda operacja jest zdarzeniem gospodarczym, natomiast nie każde zdarzenie gospodarcze jest operacją gospodarczą.
Stąd też zawarta umowa z najemcą czy dzierżawcą nie może stanowić podstawy dokonania przypisu należności i przychodu w księgach jednostki. Podstawę taką będzie natomiast stanowiła faktura wystawiona z tytułu najmu czy dzierżawy, za ustalony w umowie okres rozliczeniowy, i odzwierciedlająca rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej. Powinna ona zawierać dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości dla dowodu księgowego, tj.:
● określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
● określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
● opis operacji oraz jej wartość,
● datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą – także datę sporządzenia dowodu,
● podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
● stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Podstawa prawna
Art. 40 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).
Art. 20 ust. 2, art. 21, art. 22 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).