Wkrótce będą już trzy S24, czyli spółki rejestrowane elektronicznie w ciągu jednej doby: nie tylko z ograniczoną odpowiedzialnością, lecz także jawna i komandytowa. Rozpocznie się też czyszczenie Krajowego Rejestru Sądowego z martwych podmiotów
Zmiany związane z rejestracją przez internet w ciągu jednego dnia zaczną obowiązywać 1 stycznia 2015 r.
Nie zmienia to oczywiście w żaden sposób uprawnień osób, które zechcą zawrzeć umowę spółki jawnej w sposób tradycyjny – na papierze, a umowę spółki komandytowej czy sp. z o.o. w akcie notarialnym.
Z kolei przewidziana najnowszą nowelą kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) możliwość dokonywania zmian w umowach wszystkich tych trzech spółek na e-formularzach, a nie tylko w sposób klasyczny, pojawi się dopiero od 1 kwietnia 2016 r. Wynika to z tego, że system teleinformatyczny Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) nie jest jeszcze gotów na wszystkie zmiany.
– O ile zawsze można spierać się o techniczne szczegóły poszczególnych nowych rozwiązań, to trzeba przyznać, że idea elektronicznej komunikacji z KRS za pomocą wzorców jest niepodważalnie słuszna – komentuje prof. Michał Romanowski z Uniwersytetu Warszawskiego, członek Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego.
Zdaniem Wojciecha Łukowskiego, sędziego Sądu Okręgowego we Wrocławiu, szybkie zakładanie spółek w formie najczęściej używanej do prowadzenia przedsiębiorstw nie rozwiązuje wprawdzie żadnych problemów gospodarczych, ale jest bardzo potrzebne. Brak nowoczesnych rozwiązań pozwalających sprawnie przekazywać niezbędne informacje sądom rejestrowym mógłby bowiem skutecznie zniechęcać do zakładania u nas firm.
– Dotyczy to zarówno podmiotów krajowych, jak i przybywających z zagranicy – dodaje prof. Romanowski.
E-rejestracja osobowych
Zawarcie umowy spółki jawnej przy wykorzystaniu wzorca będzie od 15 stycznia przyszłego roku możliwe przez wypełnienie formularza w systemie teleinformatycznym i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, albo nawet podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (przez Platformę Usług Administracji Publicznej). Umowa taka będzie uważana za zawartą po wprowadzeniu do systemu wszystkich koniecznych danych i po podpisaniu jej elektronicznie przez wspólników.
W przypadku klasycznej spółki jawnej wkład udziałowca może polegać zarówno na przeniesieniu lub obciążeniu własności rzeczy, a więc nie tylko pieniędzy, jak również na wniesieniu innych praw oraz świadczeniu usług na rzecz spółki, to w przypadku e-sp.j. wkłady będą wyłącznie pieniężne.
– Wynika to z trudności, jakie sprawiłoby sądowi sprawdzanie w ciągu jednego dnia prawidłowości wniesienia wkładów niepieniężnych – podkreśla sędzia Łukowski.
Od początku 2015 r. nie będzie żadnych przeszkód przy ustanawianiu w nowo zakładanych S24 prokury. Będzie to wymagało jedynie wypełnienia właściwego wzorca w systemie teleinformatycznym i opatrzenia takiej uchwały odpowiednim podpisem elektronicznym. Od drugiego kwartału 2016 r. natomiast będzie wolno formularzowo, przez internet, ustanowić prokurę we wszystkich spółkach wpisanych do KRS, bez względu na to, w ramach jakiej procedury wpis nastąpił.
Do elektronicznej spółki komandytowej stosuje się odpowiednio przepisy o e-spółce jawnej (to kopia identycznej zasady obowiązującej wobec spółek zawiązywanych tradycyjnie). Sp.k. może więc być zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Przy czym należy go także opatrzyć albo bezpiecznym podpisem elektronicznym wspólników, albo potwierdzonym przez zaufany profil ePUAP.
Dodatek dla sp. z o.o.
Drobne zmiany dotyczą również S24 z ograniczoną odpowiedzialnością.
Od 15 stycznia oprócz sp. z o.o. w organizacji, która po zawiązaniu jej u notariusza może działać przez maksymalnie sześć miesięcy jako podmiot w formie przejściowej (do czasu wpisania jej do KRS), będzie mogła funkcjonować także e-spółka z o.o. w organizacji. Będzie miała taki status, jeśli z jakichś powodów jej natychmiastowe wpisanie do rejestru nie będzie możliwe. Różnica między nią a firmą zakładaną tradycyjnie polega tylko na terminie, po upływie którego niewpisany do rejestru przedsiębiorców podmiot musi zostać unicestwiony. Umowa S24 w organizacji zostanie rozwiązana po 7 dniach, jeżeli nie trafi ona w tym czasie do KRS.
Inna nowość polega na tym, że zarząd żadnej sp. z o.o. nie będzie musiał składać do sądu wzorów podpisów swych członków. Jak bowiem wyjaśniono w uzasadnieniu projektu nowelizacji, w praktyce nie porównuje się już dokumentów podpisanych własnoręcznie z wzorami złożonymi do akt rejestrowych. Jeśli zaś chodzi o adresy, to podkreślono wyraźnie, że do chwili zgłoszenia zmiany ten uwidoczniony w rejestrze jest właściwy do dokonywania skutecznych doręczeń dla członka zarządu.
Pełnomocnika do reprezentowania spółki w umowach i sporach z członkiem zarządu także będzie można już za trzy tygodnie powołać z wykorzystaniem e-wzorca. Podobnie w jednoosobowych spółkach z o.o. zarejestrowanych elektronicznie nie będzie już wymagana forma aktu notarialnego dla czynności prawnych dokonywanych między jedynym właścicielem a jego firmą. On także będzie mógł się posłużyć formularzami udostępnionymi w systemie teleinformatycznym.
Nowelizacja dostosowała również – zawczasu – przepisy mówiące o spółce z o.o. do przewidywanego przez twórców projektu obniżenia minimum kapitału zakładowego.
Opłaty stałe od wniosków o wpis do rejestru przedsiębiorców wszystkich trzech S24 spadną o połowę, czyli do 250 zł, dopiero w drugim kwartale 2016 r.
Zmiany przez internet
Za rok i kwartał będzie można zmienić przez internet zarówno umowy spółek osobowych, jak i umowę spółki z o.o. Podobnie dopuszczalne stanie się wówczas e-podniesienie kapitału zakładowego. Modyfikacje będą jednak musiały mieścić się w granicach wyznaczonych przez formularze umieszczone w systemie teleinformatycznym, których część pól będzie pozwalała na wybór rozmaitych wariantów.
Za rok dopuszczalne stanie się także podejmowanie przez siedzących przy komputerze uchwał o zmianie adresu czy o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Po opatrzeniu ich jednym z dwóch możliwych rodzajów podpisów elektronicznych (certyfikowanym lub przez e-PUAP) będą równoważne z tymi podjętymi w formie pisemnej.
Nie przewidziano natomiast możliwości ani teraz, ani za rok, przekształcania przy pomocy wzorca umowy spółki cywilnej w jawną. Nadal wszyscy wspólnicy takiej spółki przekształcanej – w razie podjęcia decyzji o zmianie formy prawnej – będą musieli w sposób tradycyjny zgłosić do rejestru powstałą sp.j.
Opłaty za rejestrację w KRS zmian umów e-spółek spadną o 50 zł, do 200 zł.
E-sprawozdania finansowe
Niestety, od 15 stycznia przyszłego roku nie będzie jeszcze możliwości składania do KRS drogą elektroniczną dorocznych sprawozdań finansowych. Na razie trzeba zatem będzie je przekazywać sądom klasycznie, w formie papierowej. Pojawiła się jednak nowość, przygotowująca grunt do cyfrowej kontroli wszystkich podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców, czy wypełniają ustawowy obowiązek składania sprawozdań finansowych. Nowe przepisy nakładają bowiem nie tylko na spółki, ale i stowarzyszenia czy fundacje prowadzące działalność gospodarczą obowiązek zgłoszenia KRS informacji o dacie, w jakiej kończy się ich rok obrotowy. Mogą to zrobić w dowolny sposób – tradycyjnie lub przesyłając dokument elektroniczny podpisany chociażby przez ePUAP.
– To znakomity przepis, ponieważ praktycznie po roku sądy rejestrowe łatwo będą mogły wyłapać czarne owce, które sprawozdań nie składają. I niedopuszczalne stanie się zasłanianie argumentem o krzywym, czyli niepokrywającym się z kalendarzowym, roku obrotowym – mówi Radosław Potrzeszcz, adwokat z kancelarii Głuchowski Siemiątkowski Zwara.
Martwe i niesubordynowane
Od Nowego Roku zacznie także działać machina czyszczenia Krajowego Rejestru Sądowego. Chodzi o uproszczone rozwiązywanie podmiotów bez postępowania likwidacyjnego. Rzecz ma dotyczyć spółek, których mimo upływu trzynastu lat nie przerejestrowano z Rejestru Handlowego, a także tych, które stały się martwe (nie prowadzą działalności) czy które mimo dwukrotnego wezwania sądu rejestrowego nie złożą rocznych sprawozdań finansowych za kolejne dwa lata obrotowe.
Ostatnią zagrożoną kategorią będą podmioty, które nie nadają się do tego, aby prowadzić wobec nich postępowanie upadłościowe – chociażby z powodu braku majątku na pokrycie kosztów procedury.
Spółki nieprzerejestrowane do KRS zostaną wykreślone za rok – z datą 1 stycznia 2016 r. W wypadku pozostałych firm sąd rejestrowy zarówno w ogłoszeniu o wszczęciu procedury o uproszczonym rozwiązaniu, jak i w jej toku będzie starał się dowiedzieć – m.in. od organów podatkowych czy od organizacji społecznych – czy spółka ma jednak zbywalny majątek oraz czy mimo wszystko może prowadzić działalność. Sąd wezwie przy tym do zgłoszenia się wszystkich, których uzasadniony interes mógłby się sprzeciwiać rozwiązaniu bez likwidacji. A kiedy wszystkie te starania pozostaną bez echa – zarządzi wykreślenie danego podmiotu z rejestru.
Gdyby natomiast okazało się, że po wyrzuconym z obiegu prawnego zostało jednak jakieś mienie, którym nie zdążył rozporządzić np. urząd skarbowy, to nabędzie je nieodpłatnie z mocy prawa Skarb Państwa. Z majątku tego będzie jednak ponosił odpowiedzialność za zobowiązania spółki wykreślonej z rejestru. Wierzycielom ustawa pozostawiła rok na dochodzenie roszczeń ze schedy po wykreślonym podmiocie.
– Mimo wszystkich zastrzeżeń, jakie zgłaszają przeciwnicy tej ustawy, uważam ją za konieczną. Wyższą bowiem wartością niż pochylanie się nad porzuconym mieniem jest zgodność rejestrów sądowych ze stanem faktycznym – uważa prof. Tomasz Siemiątkowski ze Szkoły Głównej Handlowej, adwokat w kancelarii Głuchowski Siemiątkowski Zwara.
Brak nowoczesnych rozwiązań pozwalających przekazywać niezbędne informacje sądom rejestrowym mógłby skutecznie zniechęcać do zakładania firm
Podstawa prawna
Ustawa z 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (czeka na podpis prezydenta i publikację).
Ustawa z 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (podpisana przez prezydenta).