Wykonywanie pracy poza miejscem stałego zatrudnienia może być w różny sposób potraktowane przez fiskusa. Dużo zależeć będzie od tego, na jakiej podstawie pracownik realizuje polecenia szefa.
Czy incydentalne wyjazdy poza biuro to podróż służbowa
Pan Michał pracuje jako elektryk w Olsztynie. Niedawno jego firma wygrała przetarg na remont kompleksu biurowego w Łomży. W efekcie szef poprosił go o wyjazd i remontowanie tamtejszej instalacji elektrycznej przez jeden dzień. Pan Michał po rozmowie z księgową zaczął się zastanawiać, czy była to podróż służbowa?
Zgodnie z art. 775 par. 1 kodeksu pracy o podróży służbowej można mówić w sytuacji, gdy pracownik na polecenie przełożonego wykonuje zadania służbowe poza miejscem swojej stałej pracy lub siedzibą pracodawcy. W praktyce jednak, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r., taka podróż powinna mieć charakter incydentalny. Potwierdziły to także inne orzeczenia SN, np. z 10 października 2013 r. i uchwała siedmiu sędziów tego sądu z 19 listopada 2008 r. SN doprecyzował wtedy, że podstawą formalną podróży służbowej musi być polecenie szefa, w którym określone będzie zarówno skonkretyzowane zadanie, jak też termin i miejsce jego realizacji. Podróżą służbową nie będzie więc stałe wykonywanie pracy w różnych miejscowościach, gdy wynika ze zobowiązania zatrudnionego. Wtedy należy mówić o oddelegowaniu, co wyjaśnił m.in. wiceminister pracy Marek Bucior w odpowiedzi na interpelację nr 23 188 z 3 stycznia 2014 r. W praktyce więc jeśli pan Marek na jeden dzień wyjedzie z biura w Olsztynie (gdzie ma miejsce zatrudnienia zgodnie z umową o pracę) do Łomży, to będzie w podróży służbowej. Jeśli jednak jego pracodawca utworzy tam nowy oddział i określi, że tam elektryk powinien wykonywać swoje zadania przez dłuższy czas, będzie to oddelegowanie.
Podstawa prawna
Art. 775 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).
Czy od każdej wypłaty w podróży służbowej jest PIT
Pani Joanna na polecenie przełożonego wyjechała do Zielonej Góry na trzydniowe spotkanie z klientem. Zastanawia się teraz, czy – gdy pracodawca zwróci jej wydatki – będzie musiała zapłacić od nich podatek?
Pani Joanna powinna jednak pamiętać, że należności przysługujące w związku z podróżą służbową zwolnione są z PIT tylko do pewnej wysokości. Chodzi np. o koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji i innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Pani Joanna otrzymała też zapewne dietę. Wynosi ona 30 zł i ma wystarczyć na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Prywatny pracodawca może ją określić jeszcze korzystniej dla pracownika np. w ramach układu zbiorowego pracy.
Pełna dieta przysługuje za ponad 12 godzin podróży, zaś połowa, czyli 15 zł, za podróż służbową trwającą od 8 do 12 godzin. Takiego świadczenia nie otrzyma pracownik, któremu zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie (co najmniej trzy posiłki), a w tym także za dzień wolny od pracy, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu. Przepisy przewidują także zwrot kosztów noclegu w hotelu na podstawie faktury lub rachunku do wysokości 600 zł za dobę (w uzasadnionych przypadkach więcej) lub w formie ryczałtu określonego jako 150 proc. diety – 45 zł.
Diety i inne należności wolne są od PIT, ale tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia o podróżach służbowych. Jeśli przekroczą limit, powinny zostać opodatkowane. Gdy zamiast diet pracodawca finansuje wyżywienie pracownikom, zdarzają się korzystne wyroki sądów administracyjnych (np. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie z 3 października 2013 r.). Sąd zezwolił na rozliczenie takich wydatków jako kosztów przez pracodawcę i uznał, że nie są one w ogóle przychodem zatrudnionego. Takie wydatki ponoszone były bowiem w interesie firmy, a nie jej pracowników. Takie podejście ma szansę się utrzymać po orzeczeniu Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. w sprawie nieodpłatnych świadczeń. Do diet i innych należności pani Joanna miałaby prawo także, gdyby wyjechała za granicę. Wtedy byłyby one wolne w kwocie odpowiadającej 30 proc. diety określonej w rozporządzeniu ministra pracy.
Podstawa prawna
Art. 21 ust. 1 pkt 16 i pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 r. (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167)
Art. 775 par. 1 ustawy z z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).
Czy oddelegowany bez problemu się rozliczy z fiskusem
Pan Michał podpisał właśnie aneks do umowy o pracę. Na jego podstawie został skierowany na trzy miesiące do innego województwa do pracy w oddziale swojej firmy. Zastanawia się, co powinien mu wypłacić pracodawca i czy wszystkie należności będą opodatkowane?
Panu Michałowi przysługują pewne dodatkowe świadczenia, takie jak zwrot kosztów zakwaterowania (pod warunkiem że nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu i nie mieszka w miejscu, do którego go oddelegowano), wypłata dodatku za rozłąkę, zwrot kosztów przeniesienia służbowego oraz 30 proc. diet (wysokość różna w zależności od kraju), gdy oddelegowanie ma miejsce za granicą Fiskus konsekwentnie twierdzi, że większość świadczeń otrzymanych przez oddelegowanego pracownika jest jego opodatkowanym przychodem, bo wypłacane są w związku z jego obowiązkami służbowymi. Uważa, że z preferencji może korzystać tylko zwrot kosztów zakwaterowania do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł. Sytuacja zmieniła się na korzyść pracowników po lipcowym wyroku Trybunału Konstytucyjnego w sprawie nieodpłatnych świadczeń. Po ich stronie stanął już Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach z 2 października 2014 r. i 19 września 2014 r. Podkreślił, że finansowanie pracownikom noclegów w związku z ich obowiązkami służbowymi nie jest ich nieodpłatnym świadczeniem i nie powinno być opodatkowane. Takie świadczenie nie jest ponoszone w interesie zatrudnionych, a pracodawcy.
Jeśli pan Michał otrzyma dodatek za rozłąkę, będzie on wolny od PIT do wysokości diet określonych w rozporządzeniu ministra pracy. Co jednak istotne, takie świadczenie musi być wypłacane na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy. Jeśli podstawą będzie np. regulamin wynagrodzeń, to zwolnienie nie przysługuje. Potwierdza to interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lipca 2014 r.
Wolne od podatku będą także kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym do wysokości 200 proc. wynagrodzenia miesięcznego należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.
Podstawa prawna
Art. 21 ust. 1 pkt 11, 14, 18, 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 r. (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Art. 775 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).
Czy od przychodu z oddelegowania jest PIT za granicą
Pracodawca zgodnie z aneksem do umowy wysłał pana Łukasza do pracy w Hanowerze. Nie jest jeszcze znany okres oddelegowania. Nie jest wykluczone też, że pracownik będzie tam dorabiał, pracując dla innej firmy, na co zgadza się polski pracodawca. Pana Łukasza interesuje, czy może dojść do sytuacji, gdy zapłaci PIT w Niemczech?
Pierwszą sprawą, o której musi pamiętać pan Łukasz, to ustalenie, na jak długo wyjeżdża. Jeśli na ponad pół roku i w tym czasie ściślej zwiąże się z krajem naszego sąsiada (przestanie wynajmować mieszkanie w Polsce, zacznie korzystać z tamtejszego konta, nie ma w naszym kraju rodziny), to może zostać uznany za niemieckiego rezydenta podatkowego, który tam rozliczy PIT. Co do zasady powinien jednak zapłacić daninę w Polsce. W tym celu zgodnie z polsko-niemiecką umową międzynarodową należy spełnić określone warunki (przebywanie za granicą krócej niż przez pół roku w ciągu kolejnych 12 miesięcy rozpoczynających się lub kończących w danym roku podatkowym oraz wypłata wynagrodzenia przez pracodawcę, który nie ma siedziby, miejsca zamieszkania, zakładu ani stałej placówki w Niemczech).
Jeśli jednak pan Łukasz podejmie w Niemczech pracę dla innej firmy, a polski pracodawca nie będzie ponosił odpowiedzialności i ryzyka za jej skutki, to będzie tam opodatkowany od pierwszego dnia oddelegowania niezależnie od długości pobytu. Polska zwolni taki dochód z opodatkowania zgodnie z wybraną przez oba kraje metodą wyłączenia z progresją, ale jego kwotę uwzględni do wyliczenia należnej daniny od dochodów krajowych.
Podstawa prawna
Art. 15 ust. 2 i ust. 3, art. 24 umowy z 14 maja 2003 r. między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku (Dz.U. z 2005 r. nr 12, poz. 90).
Art. 3 ust. 1, 1a, 2a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).