Dzięki takim biurom przedsiębiorcy zyskują tanią obsługę. Zapewniają one za niewielką cenę m.in. przechowywanie dokumentów, wynajem sal na spotkania biznesowe itp. Wirtualne biura zwykle nie są wyłącznie skrzynką pocztową. Jest tylko jedna ich wada – na cel wziął je fiskus.

Sporna rejestracja

Jeśli firma wskazała jako siedzibę wirtualne biuro, często organy podatkowe odmawiają jej nadania NIP. Problem trafił ostatnio do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który stanął po stronie przedsiębiorców. W wyroku z 5 sierpnia 2014 r. (sygn. akt II FSK 3549/13) uznał, że organy podatkowe nie mogą odmówić nadania NIP takim podatnikom. Wcześniej w sukurs przedsiębiorcom przyszły inne sądy – np. WSA w Gdańsku (wyrok z 28 stycznia 2014 r., sygn. akt I SA/Gd 1401/13). Z kolei tydzień po wyroku NSA korzystną dla firm praktykę potwierdził łódzki WSA (wyrok z 12 sierpnia 2014 r., sygn. akt I SA/Łd 579/14).

Podatnicy po tych wyrokach nie mogą jednak liczyć na zmianę stanowiska fiskusa. Już w zeszłym roku wiceminister finansów Jacek Kapica tłumaczył (odpowiedź na interpelację poselską nr 21450), że działania organów podatkowych nie mają na celu tworzenia firmom problemów z otrzymaniem NIP, lecz wyłącznie przeciwdziałanie nieprawidłowemu wypełnianiu obowiązków podatkowych. Fiskus bada, czy firma w ogóle prowadzi działalność pod adresem wirtualnego biura – np. odbiera korespondencję. Często taką siedzibę wybierają bowiem oszuści wyłudzający VAT.

Oszuści całkiem realni

Na wirtualne biuro jako narzędzie służące przestępcom wskazuje teraz wprost Ministerstwo Finansów w pierwszym liście ostrzegawczym, opublikowanym w zeszłym tygodniu. Dotyczył on branży elektronicznej (telefonów komórkowych, tabletów, konsoli do gier) i miał na celu ostrzec legalnie działające firmy z branży przed kontrahentami, którzy wyłudzają VAT.

Resort wskazał w liście, że podmiot odgrywający rolę znikającego podatnika (sprzedaje towar, wystawia fakturę, ale nie wpłaca do urzędu skarbowego VAT mimo takiego obowiązku i znika bez śladu) z reguły zgłasza siedzibę działalności właśnie w wirtualnym biurze. Resort zwraca uwagę, że zwykle w takim biurze nie są wykonywane żadne czynności, jakich należałoby oczekiwać, mając na uwadze branżę i rozmiary działalności.

Podobnie uważają sądy. WSA w Kielcach (wyrok z 5 czerwca 2014 r., sygn. akt I SA/Ke 172/14) wskazał, że najem biura w praktyce związany jest z wieloma czynnościami, np. prowadzeniem księgowości, obsługą biurową itp. A w sprawie, którą rozpatrywał, tylko odbierano i przekazywano dalej korespondencję dotyczącą spółki za pomocą poczty elektronicznej. Trudno było mówić o rzeczywistej działalności takiego podmiotu.

W innym wyroku WSA w Gliwicach (z 13 marca 2014 r., sygn. akt I SA/Gl 1314/13) uznał, że wirtualne biuro w praktyce było tylko adresem firmy, pod którym nie prowadzono jej obsługi, więc nie można stwierdzić, że w ogóle ma ona swoją siedzibę.

Przykładowe koszty usługi wirtualnego biura

Przykładowe koszty usługi wirtualnego biura

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Roman Namysłowski, doradca podatkowy i partner w Crido Taxand, przyznaje, że jeśli firma ma takie biuro, powinno to być pierwszym sygnałem ostrzegawczym dla innych przedsiębiorców. Muszą być ostrożni w relacjach handlowych z takim podmiotem. Ekspert wskazuje, że nabywca, który nie chce paść ofiarą sprzedawcy oszusta i zostać pozbawiony prawa do odliczenia VAT z faktur zakupowych, powinien też m.in. sprawdzić historię jego działalności – jak długo funkcjonuje i czy ma odpowiednie zasoby (ludzkie i techniczne) do jej prowadzenia. Ważnym alertem jest też cena niższa od rynkowej.

– W wielu przypadkach czerwona lampka powinna się zapalić po wyjaśnieniu przyczyn oferowania towaru czy usługi po tak atrakcyjnych cenach – dodaje nasz rozmówca.