Jestem główną księgową w szkole podstawowej. 1 września zmieni się dyrektor szkoły w związku z odejściem obecnie urzędującego na emeryturę. Czy rodzi to jakieś konsekwencje i obowiązki po stronie księgowej?
Dyrektor szkoły jest kierownikiem jednostki w myśl art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, a co za tym idzie, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej w tej jednostce. Zmiana na stanowisku dyrektora wiąże się z przejęciem przez nowego dyrektora obowiązków w zakresie gospodarki finansowej jednostki oraz nadzoru nad mieniem. Dlatego pojawi się tu kilka problemów.
Problem 1. Przekazanie majątku
Dyrektor sprawuje kontrolę nad mieniem, którym gospodaruje jednostka. Oczywiście nie robi tego osobiście, ale za pomocą opracowanych procedur i powierzonej pracownikom odpowiedzialności materialnej. Jednak w przypadku zmiany na stanowisku dyrektora zachodzi konieczność przekazania majątku szkoły pomiędzy „starym” a „nowym” dyrektorem, które może się odbyć w dwojaki sposób.
Rozwiązanie A. Na podstawie przeprowadzonej inwentaryzacji
Jest to najlepszy sposób przekazania odpowiedzialności za mienie, jednak również najbardziej praco- i czasochłonny. Wymaga bowiem przeprowadzenia inwentaryzacji majątku z pełnymi konsekwencjami tj. wydania przez (dotychczasowego) dyrektora zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji, powołania komisji inwentaryzacyjnej, przeprowadzenia spisu z natury, rozliczenia inwentaryzacji.
Zaletą tej metody jest jednak wiarygodny, rzetelny stan majątku na moment jego przekazania np. na 31 sierpnia.
Ze względu na specyfikę działalności szkoły, zmiana na stanowisku dyrektora dokonuje się zazwyczaj 1 września, inwentaryzację taką trzeba byłoby przeprowadzić najpóźniej w sierpniu, co ze względu na okres wakacyjny może być dla szkoły pewnym utrudnieniem.
Nie jest to jednak rozwiązanie obligatoryjne i można od takiej inwentaryzacji odstąpić, co jest wskazane, szczególnie, jeśli ostatnia inwentaryzacja była przeprowadzana stosunkowo niedawno, np. na koniec poprzedniego roku kalendarzowego.
Rozwiązanie B. Na podstawie dokumentów
Rozwiązanie to zakłada nie przeprowadzanie inwentaryzacji, a przekazanie majątku w oparciu o sporządzoną dokumentację (protokoły przekazania). Jest to sposób znacznie prostszy i mniej czasochłonny niż przeprowadzanie inwentaryzacji, jednak niesie pewne ryzyko, iż stan majątku, wskazany w protokole przekazania na podstawie ksiąg inwentarzowych może nie odzwierciedlać w pełni stanu rzeczywistego. Warto jednak zauważyć, że nowy dyrektor może zarządzić inwentaryzację (pełną lub częściową) tuż po objęciu funkcji i zweryfikować stan przejętego mienia.
Problem 2. Podpisanie sprawozdania za sierpień
Sprawozdania budżetowe sporządzane są w terminach wskazanych przepisami po zamknięciu okresu sprawozdawczego. W szkołach sprawozdania za sierpień sporządzone zostaną w terminie do 10 września, czyli będą to sprawozdania za okres sprawowania funkcji przez poprzedniego dyrektora, natomiast sporządzane i przekazywane będą w okresie pracy nowego dyrektora. Może więc pojawić się wątpliwość, kto powinien złożyć podpis pod sprawozdaniem. Oczywiście sprawozdania te podpisze dyrektor urzędujący (w tym przypadku nowy). Dyrektor odchodzący ponosi jednak pełną odpowiedzialność za zdarzenia, które wystąpiły w tym okresie sprawozdawczym, czyli np. w przypadku ujawnienia naruszenia dyscypliny finansów publicznych, które popełnione zostałoby w sierpniu, odpowiedzialność za nie ponosiłby dyrektor poprzednio urzędujący, bez względu na to, kiedy naruszenie zostałoby ujawnione.
Problem 3. Powierzenie obowiązków finansowych pracownikom jednostki
Artykuł 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych wskazuje, że kierownik jednostki (dyrektor szkoły) może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki i że przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia. Należy tu zauważyć, że nie tracą mocy powierzenia obowiązków dokonane przez poprzedniego dyrektora i osoba obejmująca funkcję nie musi ich ponawiać. Natomiast nowy dyrektor ma prawo zmienić zakres powierzonych obowiązków lub też powierzyć je innym pracownikom. Tylko wtedy wymagane są nowe upoważnienia imienne.
Podstawa prawna
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).