ANDRZEJ DĘBIEC
partner Kancelaria Lovells
Zdarza się, że podatnicy nie są w stanie przedstawić pełnej dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatku. Może to wynikać z przyczyn losowych, np. zniszczenia dokumentów. Jakie zatem dokumenty mogą stanowić podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu? Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób, który zapewnia określenie m.in. prawidłowej wysokości dochodu oraz podstawy opodatkowania. Ewidencja taka powinna być prowadzona zgodnie z odrębnymi przepisami, tzn. z przepisami ustawy o rachunkowości. Ustawa ta przewiduje, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych powinny być dowody księgowe. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, za dowód księgowy może być uznany dokument, który zawiera co najmniej: • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Jak z tego wynika, ustawa o rachunkowości bardzo restrykcyjnie definiuje dowody księgowe, które mogą być podstawą wpisu do ksiąg. Należy jednak zauważyć, że sądy administracyjne często zwracają uwagę, że przepisy ustawy o rachunkowości nie mogą determinować podatkowych obowiązków podmiotów prowadzących działalność, a zapisy zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych nie powinny być bezpośrednią podstawą do rozstrzygania sporów podatkowych. WSA w Warszawie w wyroku z 5 marca 2004 r., (sygn. III SA 1240/02) wskazał, że wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie czy w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeśli mogą być udowodnione innymi dowodami zasługującymi na wiarę, chyba że przepisy przewidują określony sposób dokumentowania tych wydatków. Na ten temat wypowiedział się także Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 20 kwietnia 2001 r. (sygn. III SA 3352/99). Sąd stwierdził, że przepisów ustawy o rachunkowości nie należy stosować wprost do rozstrzygnięcia spraw podatkowych, a zakres obowiązku podatkowego może być określony tylko ustawami podatkowymi. Zacytowane orzecznictwo sądów administracyjnych nie pozostaje bez wpływu na stanowisko organów podatkowych. I tak np. Izba Skarbowa w Rzeszowie w piśmie z 30 października 2006 r. (nr IS. I/2-4231/20/06) uznała, że podatnik będzie uprawniony do rozpoczęcia amortyzacji środka trwałego w sytuacji posiadania przez niego dowodu uiszczenia ceny, dowodu zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych oraz zgromadzonej korespondencji prowadzonej ze sprzedawcą (podatnik nie przedstawił faktury ani umowy cywilnoprawnej potwierdzającej zakup danego środka trwałego). Analiza orzecznictwa prowadzi do wniosku, że poniesienie wydatku może być udowodnione praktycznie każdym rzetelnym i wiarygodnym dowodem. Mimo braku dokumentu bezpośrednio potwierdzającego poniesienie danego wydatku (np. faktury) podatnik będzie uprawniony do uznania poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu, jeżeli przedstawi inne wiarygodne dowody pozwalające na określenie wysokości takich wydatków. Stopień wiarygodności przedstawionych dowodów może jednak być oceniony przez organy podatkowe inaczej niż przez podatnika.