Jednym z warunków zastosowania tej preferencji jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej dokonanie dostawy na rzecz OPP, z przeznaczeniem wyłącznie na cele prowadzonej przez nią działalności charytatywnej. Wynika to z art. 43 ust. 12 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Ministerstwo Finansów w przesłanych DGP wyjaśnieniach podkreśla, że przepis ten nie narzuca darczyńcy określonego sposobu potwierdzenia dokonania dostawy żywności. Według resortu może nim być przykładowo faktura zawierająca adnotację, że środki spożywcze są przekazane OPP wyłącznie na cele prowadzonej przez nią działalności charytatywnej wraz z potwierdzeniem przez tę organizację odbioru towarów.

Jarosław Ferdyn, doradca podatkowy w Grupie Gumułka, wyjaśnia, że w takim przypadku podatnik przekazujący nieodpłatnie produkty spożywcze (dokonując czynności, o której mowa w art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT) może wystawić fakturę wewnętrzną (w myśl art. 106 ust. 7 ustawy). Podatnik powinien wprost wskazać, że dokumentuje ona darowiznę na rzecz OPP. Ponadto umieszczenie na niej adnotacji o podstawie zastosowania zwolnienia (t.j. art. 43 ust. 1 pkt 16 ustawy o VAT) nie pozostawi wątpliwości, że chodzi tu właśnie o nieodpłatne przekazanie produktów spożywczych.

– Jako podstawę opodatkowania darczyńca podaje cenę nabycia towarów (bez podatku) przekazywanych na rzecz OPP, a gdy nie ma ceny nabycia – koszt wytworzenia określone w momencie dostawy tych towarów – twierdzi Jarosław Ferdyn.

Według eksperta podatnik powinien zadbać także o dodatkową dokumentację, w tym umowę z OPP, w której określone zostaną przekazywane towary (przedmiot darowizny) oraz ich przeznaczenie (tj. cele działalności charytatywnej).

Warto też pamiętać, że takie darowizny korzystają nie tylko z preferencji w VAT, lecz także w podatku dochodowym. Wydatki na nabycie (ew. koszty wytworzenia) towarów, które następnie trafiają do OPP, można uwzględnić w kosztach podatkowych. Pozwalają na to art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) oraz art. 23 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).

Zwolnienie nie dotyczy napojów z alkoholem powyżej 1,2 proc. oraz mieszanin piwa i napojów bezalkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 0,5 proc.