Dotyczy to nie tylko kosztów usługi notarialnej, informatycznej, wynajmu sali czy obowiązkowych ogłoszeń, ale również wydatków na serwowany akcjonariuszom poczęstunek oraz transport osób obsługujących posiedzenie. Tak uznał dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 5 sierpnia 2013 r. (sygn. akt IPTPB3/423-142/12-11/13-S/IR). W dwóch ostatnich punktach tj. kosztów poczęstunku i transportu, musiał zmienić swoje stanowisko po wyroku wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Obiad ma związek z przychodami

Dyrektor IS w Łodzi uznał wcześniej, że wydatki na poczęstunek dla akcjonariuszy nie mogą być kosztem podatkowym, gdyż mają cechy reprezentacji. Argumentował m.in., że budują pozytywny wizerunek firmy. Agnieszka Sadowska, konsultant podatkowy ECDDP, wskazuje, że WSA w Łodzi, który rozpatrywał sprawę spółki, podszedł do pojęcia reprezentacji odmiennie. Stwierdził (podobnie jak NSA w wyroku z 25 stycznia 2012 r., sygn. akt II FSK 1445/10), że chodzi tu o przedstawicielstwo, występowanie w czyimś imieniu, w czyimś interesie, a nie o wystawność, okazałość czy wytworność.

Podatki

Podatki

źródło: ShutterStock

– W takiej sytuacji wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wydatków na poczęstunek dla akcjonariuszy nie znajduje uzasadnienia – podkreśla Agnieszka Sadowska. Dodaje, że skoro akcjonariusze, tworząc WZA, są zobowiązani m.in. do podjęcia uchwały o rozpatrzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, to nie ma tu mowy o przedstawicielstwie. – Trudno traktować akcjonariuszy na równi z kontrahentami, a serwowany im poczęstunek uznać za mający na celu budowanie pozytywnego wizerunku firmy czy też związany z występowaniem w imieniu spółki – mówi Agnieszka Sadowska. W jej ocenie analogicznie powinny być traktowane wydatki na poczęstunek podawany podczas formalnych związanych z wykonywaniem obowiązków statutowych spotkań pozostałych organów spółki.

Łukasz Kosonowski, doradca podatkowy w MDDP, zwraca uwagę, że w przypadku zgromadzenia wspólników nie ma wątpliwości, że jest ono poświęcone działalności przedsiębiorstwa. Na to wskazują chociażby odpowiednie przepisy prawa handlowego, określające tryb i sposób przeprowadzenia takiego zgromadzenia. – W tym sensie jego organizacja wykazuje związek pośredni z osiąganymi przez spółkę przychodami – mówi.

Spotkania innych organów

Ze zmienionej interpretacji wyraźnie wynika, że wydatek na poczęstunek dla akcjonariuszy nie jest kosztem reprezentacji, gdyż nie został poniesiony w związku z kontaktami z osobami trzecimi (z zewnątrz), tylko wobec własnych akcjonariuszy. Powstaje pytanie, czy ten sam argument może uzasadniać potrącenie wydatków np. na posiłki prezesa czy poczęstunek serwowany w trakcie zebrań zarządu czy innych organów spółki. Eksperci przestrzegają jednak przed pochopnymi wnioskami.

Agnieszka Sadowska podkreśla, że tylko celowy i racjonalnie uzasadniony koszt poniesiony w związku z uzyskaniem przychodu może być odliczony zgodnie z art. 15 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Nie można więc automatycznie uznawać, że wszelkiego rodzaju wydatki na poczęstunek, którym nie można przypisać charakteru reprezentacji rozumianej jako przedstawicielstwo czy występowanie w czyimś imieniu, bezwarunkowo stanowią koszt uzyskania przychodu.

– Jeżeli głównym celem organizacji spotkania akcjonariuszy jest tylko poprawa atmosfery, ich integracja z firmą, a przebywanie ze sobą czy konsumpcja są celem samym w sobie, to nie można uznać, że wydatki poniesione na poczęstunek mają związek z przychodem – mówi Agnieszka Sadowska. Podobnie będzie, jeśli prezes zarządu spółki zje sam posiłek w restauracji, a rachunek zapłaci firma.

– Taki wydatek ma charakter osobisty, a spółka nie jest zobowiązana do jego pokrywania, więc nie powinna go zaliczać do kosztów podatkowych – podkreśla ekspert ECDDP.

Jej zdaniem inaczej będzie w sytuacji odwrotnej, tj. gdy spółka jest zobowiązana do ponoszenia wydatków na rzecz prezesa zarządu, który np. korzysta z obiadu, przebywając jako pracownik w podróży służbowej. – Należy więc zawsze dokonać stosowanej oceny pod kątem możliwości uznania danego wydatku za koszt – radzi Agnieszka Sadowska.

Łukasz Kosonowski dodaje, że w przypadku np. spotkania członków zarządu w restauracji sytuacja jest inna niż przy organizacji WZA. Miejsce takiego spotkania jest dowolnie wybrane przez uczestników. Brak też jest przepisów regulujących szczegółowo sposób odbywania zebrań zarządu, w przeciwieństwie do zgromadzenia wspólników.

– W efekcie udokumentowanie związku pomiędzy poniesionymi w takiej sytuacji wydatkami gastronomicznymi a działalnością spółki i osiąganymi przez nią przychodami może być dużo trudniejsze – podkreśla Łukasz Kosonowski.

Koszty transportu na posiedzenie WZA

Dyrektor IS w Łodzi wycofał się także z wcześniejszego stanowiska, że nie można potrącić wydatków na transport na posiedzenie WZA osób je obsługujących. Łukasz Kosonowski wyjaśnia, że organ w pierwszej interpretacji błędnie zastosował wyłączenie z katalogu kosztów określone w art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT. W przepisie tym chodzi o wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy). – W spornej sprawie odbiorcą świadczenia, czyli transportu, nie byli jednak akcjonariusze, lecz osoby obsługujące WZA – mówi Łukasz Kosonowski.

W rezultacie – jak stwierdza Agnieszka Sadowska – zaliczenie tego rodzaju wydatków do kosztów następuje na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Koszty reprezentacji to wydatki ponoszone wobec osób trzecich, a nie wobec własnych udziałowców czy akcjonariuszy