Przedsiębiorcy na bieżąco muszą rozstrzygać, czy poniesiony wydatek mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jest to też jeden z najczęstszych problemów w orzecznictwie sądów administracyjnych. Od ustalenia, czy wydatek jest kosztem, zależy, ile podatku zapłaci firma.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych – odpowiednio – w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
W praktyce kosztami mogą być zarówno wydatki, które mają bezpośredni związek z przychodami, jak i takie, którą są z nimi powiązane pośrednio.

Przekazanie towaru może być reklamą

Jednym z częściej pojawiających się w ostatnim czasie problemów jest ujęcie w kosztach podatkowych wydatków na nabycie lub wytworzenie produktów przekazywanych obecnym i potencjalnym kontrahentom w celu utrzymania dobrych relacji handlowych. Spór taki rozstrzygnął Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 12 czerwca 2013 r., sygn.akt II FSK 2053/11). Sprowadzał się on do ustalenia, czy takie przekazania należy uznać za wydatki reprezentacyjne, które są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, czy też są to wydatki reklamowe, które do kosztów można zaliczyć.
Spółka twierdziła, że produkty są przekazywane zarówno aktualnym, jak i przyszłym kontrahentom (m.in. sieciom handlowym, znaczącym firmom na rynku). Można się więc spodziewać w przyszłości przychodów wynikających ze współpracy z takimi podmiotami. Spółka, przekazując produkty, chce, aby były one rozpoznawalne wśród klientów, ponieważ prowadzi to do wzrostu sprzedaży. Wydatki na wytworzenie takich produktów są więc kosztami uzyskania przychodów.
Organy podatkowe twierdziły natomiast, że są to wydatki na reprezentację, ponieważ służą budowaniu i utrwalaniu wizerunku spółki oraz są skierowane do wąskiego, wybranego grona odbiorców.
NSA podzielił stanowisko podatnika. Uznał, że celem jego działań jest ciągłe utrzymywanie wysokiej znajomości produktów wśród kupujących. Przekazanie towaru zwiększa jego obecność na rynku, a w im większej liczbie miejsc zostanie on zaprezentowany, tym większe zaufanie będą budziły produkty tej spółki. Tego rodzaju postępowanie – stwierdził NSA – sprowadza się do przedstawienia wyrobów podatnika oraz tworzenia i umacniania ich znajomości na rynku. Nie jest to więc budowanie i rozpowszechnianie wizerunku podatnika, ale jego produktów. Zasadniczo wydatki na ich wytworzenie spółka może więc zaliczyć do kosztów podatkowych, ponieważ są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów.

Kiedy obiad nie jest reprezentacją

Problemy z zaliczeniem do kosztów podatkowych stwarza nie tylko nieodpłatne przekazanie rzeczy, ale też np. darmowe udostępnianie pomieszczeń. Jak orzekł NSA w wyroku z 27 marca 2013 r. (sygn. akt II FSK 1460/11), wydatków poniesionych w związku z udostępnieniem sal związkom zawodowym nie można zaliczyć do kosztów podatkowych, ponieważ nie mają one na celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.
Duże kłopoty bywają również z zaliczeniem do kosztów podatkowych wydatków na poczęstunek czy obiad w restauracji dla kontrahentów. Według fiskusa są to koszty reprezentacji. Dla podatników istotny jest wyrok 7 sędziów NSA z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11). Sąd orzekł, że wydatki na obiad z kontrahentem można zaliczyć do kosztów, ponieważ stworzenie klimatu sprzyjającego współpracy prowadzi pośrednio do zwiększenia przychodów. Jeśli przy obiedzie omawiany jest kontrakt, to wydatek ten będzie kosztem. W praktyce jednak dalej są wątpliwości dotyczące rozliczenia wydatków na obiad z kontrahentem. Podatnicy mogą zabezpieczyć się, występując o wydanie interpretacji w ich indywidualnej sprawie, i ewentualnie powalczyć w sądzie administracyjnym o korzystne rozstrzygnięcie.

Jak rozliczyć podróż firmowym autem

Kolejny, częsty problem związany z rozliczaniem kosztów uzyskania przychodów dotyczy wydatków na samochody wykorzystywane do podróży przez pracowników firm. Sądy administracyjne muszą orzekać np., czy czynsz za najem auta może być kosztem podatkowym. Dotyczy to zwykle wydatków ponoszonych na wynajem za granicą.
Organy podatkowe twierdzą, że zwrot pracownikowi takiego czynszu za auto może być kosztem jedynie do wysokości kilometrówki (oblicza się ją, mnożąc liczbę kilometrów przejechanych samochodem przez stawkę za jeden kilometr określoną w rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie ustalenia należności przysługujących zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Sądy się jednak z takim stanowiskiem nie zgadzają. Wskazują, że minister finansów błędnie zalicza czynsz za najem samochodów do wydatków eksploatacyjnych pojazdu. Zdaniem sądów są to wydatki innego rodzaju. A zatem nie mają do nich zastosowania przepisy dotyczące kilometrówki. Czynsz za najem auta można więc zaliczyć do kosztów bez limitów wynikających z kilometrówki. Tak orzekał np. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (wyrok z 17 listopada 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 436/10) oraz NSA (wyroki z 16 marca 2012 r., sygn.akt II FSK 2030/10 i 17 października 2012 r., sygn. akt II FSK 467/11).
Podatnicy nie mogą jednak zaliczyć do kosztów wszystkich wydatków związanych z używaniem samochodów przez pracowników. Limit wydatków wynikający z kilometrówki ma zastosowanie w przypadku opłat za autostrady i parkingi. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT. Jak potwierdził w wyroku NSA (z 7 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 1945/11), kilometrówka ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych nie tylko wydatków związanych z eksploatacją samochodu wykorzystywanego przez pracownika do jazd służbowych. Obejmuje ona również wszelkie inne wydatki związane z korzystaniem z auta, a więc np. opłaty za autostrady i parkingi.

Czynsz, remont, modernizacja

Przedsiębiorca może do kosztów zaliczyć również wydatki na nieruchomości. Przykładowo może to być czynsz, rachunki za prąd, wodę, a nawet podatek od nieruchomości. Problem z rozliczeniem mogą mieć podatnicy, którzy wykorzystują do działalności lokal mieszkalny. Zasadniczo wydatki związane z jego utrzymaniem mogą być kosztem podatkowym. Wątpliwości dotyczą jednak sytuacji, gdy podatnik płaci podatek od nieruchomości według stawek właściwych dla mieszkań (a nie budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej). W takim przypadku najlepiej wystąpić o wydanie interpretacji indywidualnej i zgodnie z nią rozliczać koszty uzyskania przychodów. Część ekspertów twierdzi bowiem, że status mieszkania dla celów podatku od nieruchomości rzutuje na rozliczenie kosztów w podatku dochodowym. Według innych – rozstrzygnięcia dotyczące daniny od nieruchomości nie mają znaczenia przy rozliczaniu PIT lub CIT.
Nieruchomość w firmie oznacza często również konieczność wydatków na remonty, np. mieszkania zajętego na działalność. Zgodnie z przepisami można je zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli przekraczają 3,5 tys. zł. Inaczej jednak rozliczane są wydatki na ulepszenie. Jak wynika z art. 16g ust. 13 ustawy o CIT, jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, ich wartość początkową powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena przekracza 3,5 tys. zł.
Różnica w rozliczeniu polega na tym, że wydatki remontowe można zaliczyć do kosztów jednorazowo, a na ulepszenie trzeba amortyzować w czasie (do kosztów zaliczane są miesięczne odpisy). Sądy orzekają, że działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego (np. nieruchomości) to remont. Ulepszeniem z kolei jest taki wydatek, który prowadzi do unowocześnienia środka trwałego, podniesienia jego wartości lub walorów użytkowych (np. wyroki: WSA w Łodzi z 21 maja 2013 r., sygn. akt I SA/Łd 413/13, NSA z 8 sierpnia 1997 r., sygn. akt SA/Gd 159/96 oraz z 14 stycznia 1998 r., sygn. akt SA/Sz 119/97).

Inwestycje na rynku kapitałowym

Zdarza się, że firmy ponoszą wydatki, które nie są ściśle związane z profilem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej. Mogą np. inwestować na rynku kapitałowym, aby osiągnąć dodatkowe dochody np. z instrumentów pochodnych. W tym przypadku sądy nie rozstrzygają jednoznacznie, czy np. wydatki na nabycie opcji są kosztem. Część z nich pozwala je zaliczyć do kosztów, pod warunkiem że są one racjonalne, a zatem np. opcja ma na celu zabezpieczenie przed ryzykiem walutowym. Z kolei jeśli firma korzysta z instrumentów pochodnych w celach spekulacyjnych, to nie ma prawa do uwzględnienia wydatków na ich nabycie do kosztów podatkowych (np. wyrok WSA w Bydgoszczy z 13 marca 2013 r., sygn. akt I SA/Bd 21/13, wyrok NSA z 13 października 2009 r., sygn. akt II FSK 514/09).
Jak wystąpić o interpretację w sprawie kosztów
1. Złóż wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej do właściwego dyrektora izby skarbowej (opłata wynosi 40 zł).
2. Po otrzymaniu niekorzystnej interpretacji wezwij dyrektora izby skarbowej do usunięcia naruszenia prawa.
3. Jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi lub jest organ podatkowy nie zmienił swojego stanowiska, złóż skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego (wcześniej zapłać wpis od skargi – w przypadku interpretacji wynosi 200 zł).
4. Czekaj na wyznaczenie terminu rozprawy przez WSA.
5. Podatnik nie ma obowiązku stawić się na rozprawie. Sąd może rozpoznać sprawę nawet bez udziału stron (skarżącego i przedstawiciela organu podatkowego).
6. Jeśli WSA wyda niekorzystny wyrok, podatnik niezadowolony z tego może złożyć skargę do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Skargę musi wnieść adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy (wpis od skargi do NSA – w przypadku interpretacji wynosi 100 zł).





Czego przedsiębiorca nie może odliczyć
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in.:
● wydatków na nabycie gruntów lub prawa wieczystego ich użytkowania, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie,
● strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych,
● strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli utraciły one przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności,
● odpisów i wpłat na różne fundusze tworzone przez podatnika (ale są wyjątki),
● naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów),
● odsetek, prowizji i różnic kursowych od pożyczek (kredytów) zwiększających koszty inwestycji w okresie ich realizacji,
● odsetek od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów,
● podatku dochodowego,
● kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań.









Podstawa prawna
Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).