Czytelnik DGP zastanawia się, co zrobić w sytuacji, gdy system informatyczny firmy RWE Polska zamiast oryginałów e-faktur udostępnił mu tylko ich kopie. Czy na tej podstawie będzie mógł odliczyć VAT, a także zaliczyć wydatki na energię do kosztów uzyskania przychodów?

Obowiązującym aktem prawnym, który reguluje zasady wystawiania i przekazywania e-faktur, jest rozporządzenie ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r., poz. 1528). – Wskazuje ono, że konieczne jest spełnienie warunków, jeżeli chodzi o autentyczność pochodzenia (czyli pewność, że faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję między danym sprzedawcą a nabywcą) i integralność treści faktury (tzn. że nie ma możliwości jej zmodyfikowania, ingerowania w jej treść) – wyjaśnia Paweł Barnik, kierownik zespołu ds. VAT w ECDDP. – Obowiązek wypełnienia tych warunków spoczywa na podatniku wystawiającym dokument. Można w tym celu stosować powszechne i bardzo wiarygodne metody, np. podpis elektroniczny, ale także wykorzystać inne mechanizmy zabezpieczeń lub po prostu kontrole biznesowe (czyli niewymienione w rozporządzeniu z nazwy metody, gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury – red.), które potwierdzą, że sprzedaż nie była fikcyjna.

Zdaniem eksperta ECDDP, jeśli powyższe warunki są spełnione i dokument elektroniczny został odpowiednio zabezpieczony, to nawet duplikat e-faktury można traktować tak jak zwykłą fakturę. – Zasadniczo uprawnia to do odliczenia wskazanego w nim podatku – przekonuje Paweł Barnik.

Dodaje, że obecnie otrzymanie kopii czy duplikatu faktury jest bez znaczenia, gdyż obowiązujące regulacje wskazują, iż fakturę wystawia się po prostu w dwóch egzemplarzach (zatem zarówno kopia, jak i oryginał to jeden z egzemplarzy faktury). Ekspert zauważa też, że w przypadku faktur przesyłanych elektronicznie trudno mówić o kopii i oryginale, bo jest to po prostu jeden plik.

Potwierdza to Jakub Klimek z Izby Skarbowej w Łodzi. Zapewnia, że czytelnik może bez obaw złożyć w urzędzie skarbowym e-fakturę z adnotacją „kopia”.

Mimo wielokrotnych próśb biuro prasowe RWE Polska nie odniosło się do sprawy kopii e-faktur udostępnionych klientom w wyniku zasygnalizowanej przez czytelnika awarii systemu informatycznego.

Mało elektronicznych dokumentów
Na ok. 1,5 mld faktur wystawianych rocznie w Polsce tylko ok. 10 proc. jest przesyłanych elektronicznie – wynika z opublikowanego w 2012 r. raportu PKPP Lewiatan. Taki wynik daje nam jedno z ostatnich miejsc w Europie. Pod względem udziału e-faktur w ogólnej liczbie wystawianych rachunków wyprzedzają nas nie tylko zachodnie gospodarki, lecz także np. Czechy, Węgry i Litwa.
Do 1 stycznia 2011 r. polskie przepisy raczej zniechęcały do przesyłania e-faktur. Przedsiębiorcy, którzy chcieli je wystawiać, musieli bowiem kupić podpis elektroniczny lub zapewnić wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (te wymogi zostały zniesione 2 lata temu). Firmy obawiały się też e-faktur, bo nie wiedziały, czy urzędy skarbowe będą je honorować, a klienci prywatni, czy będą mogli skorzystać z ulgi na internet. Głośno było o mężczyźnie, któremu podczas kontroli urząd skarbowy odmówił przyjęcia faktur zapisanych na płycie CD. Podatnik zszedł piętro niżej, wydrukował dokumenty w punkcie ksero i za kilka minut przedstawił je pracownikowi US w formie papierowej. Tym razem urzędnik nie zakwestionował faktur.
Źródło: PKPP Lewiatan