Rozdzielenie rozmów służbowych od prywatnych jest możliwe na podstawie billingu. Billing potwierdza te połączenia, które dotyczyły rozmów służbowych. Daje to podstawę do udokumentowania poniesionych wydatków i zaliczenia ich do kosztów podatkowych firmy. W przypadku usług telekomunikacyjnych można je refakturować na poszczególne podmioty korzystające z tych usług. Pracodawca wystawia zatem fakturę VAT na pracownika z tytułu wykonanych przez niego prywatnych rozmów telefonicznych.

W dużych firmach, z własnymi centralami telefonicznymi obciążenie pracowników kosztami prywatnych rozmów następuje na podstawie wykazów rozmów z danego numeru telefonicznego (na podstawie dowodu KP) – także na podstawie wydruków dostarczonych przez operatora telekomunikacyjnego.

Do przychodu pracownika zalicza się tę część wydatków na rozmowy prywatne, którą pokrywa pracodawca (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Z kolei pracodawca do swoich kosztów podatkowych może zaliczyć całość kwoty, którą wypłacił pracownikowi z tego tytułu (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).