Ostatnio często słyszy się, że urzędy skarbowe i inspektorzy skarbowi przy użyciu programów IDEA i ACL rozpoczęli elektroniczne kontrole firm. Uprawnienie do pobierania danych w formie elektronicznej wynika bezpośrednio z Ordynacji podatkowej. Na czym polega elektroniczna kontrola w firmie i jak się do niej przygotować?

AGNIESZKA TAŁASIEWICZ

partner Ernst & Young

Kontrole przeprowadzane za pomocą programów IDEA i ACL to dobra informacja dla podatników, bo takie działanie może zwiększyć efektywność przeprowadzanych kontroli. Analiza nieprawidłowości, które mogą się pojawić przy tysiącach transakcji, jest bardzo czasochłonna i w przypadku obróbki danych elektronicznych pozwala zaoszczędzić bardzo dużo czasu, co dla uczciwego podatnika jest zawsze dobrą informacją. Kontrola przy użyciu narzędzi informatycznych może być groźna dla podatników, którzy świadomie dopuszczają się nadużyć i wprowadzają nieuczciwe struktury podatkowe.

Licencjodawca oprogramowania dla służb skarbowych, firma ACL przedstawiając swoje osiągnięcia opisuje wykrycie przez austriackie Ministerstwo Finansów nieprawidłowości podatkowych na 85 milionów euro z tytułu nieopodatkowanej sprzedaży piwa. Żeby udało się to osiągnąć, trzeba było ogromnej pracy polegającej na porównaniu ksiąg browarów oraz pubów i restauracji sprzedających piwo. Bez właściwego oprogramowania ta mrówcza praca musiałaby być wykonana przez ludzi.

Skoro kontrole polegające na uzyskaniu danych finansowo-księgowych z systemu informatycznego firmy i importowaniu ich do programu używanego przez kontrolujących są groźne tylko dla firm, które świadomie dopuszczają się nieprawidłowości, to dlaczego kwestia ta ma być w ogóle interesująca dla przeciętnego (uczciwego) podatnika? Otóż przy użyciu elektronicznych nośników danych podatnikowi może być trudniej odnieść się do dokumentacji źródłowej analizowanej przez organy skarbowe, gdyż dokumentacja ta to dane skopiowane z systemu księgowego przekazane na nośniku elektronicznym. I tu pojawia się wiele istotnych kwestii. Po pierwsze, podatnik powinien zawsze zachować kopie danych przekazanych władzom skarbowym, gdyż często bywa tak, że poproszony o wygenerowanie konkretnych raportów może różnie definiować zakres informacji (nawet używając tych samych założeń). Brak kopii przekazanych danych może uniemożliwić zweryfikowanie poprawności wniosków wyciągniętych przez kontrolujących.

Po drugie, należy pamiętać, że program komputerowy może zidentyfikować tylko te nieprawidłowości, które zdefiniował wcześniej albo licencjodawca programu albo jego użytkownik, czyli kontrolujący. Oznacza to, że sama kontrola od zastosowania programów komputerowych nie stanie się zautomatyzowana i jednolita. Wciąż bardzo wiele będzie zależeć od kontrolujących, ich doświadczenia i podejścia.

I w końcu ostatnia kwestia, o której warto pamiętać - najtrudniejszym elementem w używaniu danych w postaci elektronicznej dla celów kontroli czy przeglądów podatkowych jest eksport tych danych z systemu podatnika do aplikacji wykorzystywanej przez kontrolujących. Tu może nastąpić najwięcej komplikacji. Jako że nie jest to zadanie łatwe oraz ze względu na specyfikę wykorzystywania narzędzi informatycznych (nie nadają się do kontroli zdarzeń jednostkowych, a raczej do stwierdzenia występowania pewnego trendu na podstawie dużej liczby danych) kontrole elektroniczne nie zastąpią kontroli prowadzonych metodami tradycyjnymi. Nie zmienia to jednak faktu, że do kontroli elektronicznych warto się dobrze przygotować.

Not. EM