Podatnik jest osobą prawną. Rozpoczyna prace nad nowym produktem – oprogramowaniem, które będzie tworzone na podstawie znanej już technologii. Przedsiębiorca pragnie stworzyć prototyp o potencjalnym wykorzystaniu komercyjnym. Wydatki, które będzie ponosić na jego stworzenie, chce kwalifikować jako koszty prac rozwojowych. W znacznej części będą się na nie składać wynagrodzenia pracowników, którzy w zależności od ilości pracy nad już istniejącym oprogramowaniem będą pracować nad nowym produktem trudną do określenia liczbę godzin.

Podatnik nie wie, czy prace zakończą się wynikiem pozytywnym, czy też nie. Nie chce zaliczać tych wydatków do kosztów podatkowych przez odpisy amortyzacyjne, gdyż trudno byłoby wiarygodnie oszacować koszty prac poniesionych na stworzenie oprogramowania. Chce wiedzieć, czy na podstawie art. 15 ust. 4a ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) koszty prac rozwojowych może zaliczać do kosztów podatkowych w miesiącu, w którym zostały poniesione.

– To od decyzji podatnika zależy forma rozliczania wydatków ponoszonych z tytułu prac rozwojowych. Poniesione wydatki może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów na bieżąco – uważa Joanna Patyk, doradca podatkowy.

Definicja słownikowa

Przepisy podatkowe nie zawierają definicji prac rozwojowych. Zgodnie z definicją słownikową (internetowe wydanie słownika języka polskiego PWN) rozwój to „proces przechodzenia do stanów lub form bardziej złożonych lub pod pewnym względem doskonalszych”, także stadium tego procesu. Prace rozwojowe z kolei, w myśl definicji zaprezentowanej przez Główny Urząd Statystyczny, to „prace konstrukcyjne, technologiczno-projektowe oraz doświadczalne, polegające na zastosowaniu istniejącej już wiedzy, uzyskanej dzięki pracom badawczym lub jako wynik doświadczenia praktycznego, do opracowania nowych lub istotnego ulepszenia istniejących materiałów, urządzeń, wyrobów, procesów, systemów czy usług, łącznie z przygotowaniem prototypów doświadczalnych oraz instalacji pilotowych”.

W przypadku przedsiębiorcy nie ma wątpliwości, że prace nad nowym (udoskonalanym) produktem – oprogramowaniem – stanowią prace rozwojowe.

Zdaniem Joanny Patyk odpowiedzi na pytanie, czy wydatki takie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia, czy też istnieje konieczność rozliczania tych kosztów w czasie, należy szukać w art. 15 ust. 4a ustawy o CIT.

Są trzy możliwe momenty zaliczenia wydatków z tytułu prac rozwojowych do kosztów uzyskania przychodów:

– w miesiącu, w którym zostały poniesione albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy,

– jednorazowo, w roku podatkowym, w którym zostały zakończone,

– przez odpisy amortyzacyjne w sytuacji gdy stanowią one jednocześnie wartość niematerialną i prawną.