– Z pewnością nie wystarczy sama umowa z kontrahentem – ostrzega Wojciech Kotowski, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy.

Ze względu na konserwatywne podejście fiskusa przy weryfikacji wydatków o charakterze reklamowym, poza standardowymi dowodami w postaci umowy, faktury czy zamówienia, istotne jest gromadzenie dowodów pomocniczych.

– Ich celem będzie potwierdzenie, że logo podatnika rzeczywiście zostało umieszczone w aplikacji mobilnej – mówi Marcin Zawadzki, doradca podatkowy w Ernst & Young.

Zdaniem eksperta podatnik musi tu liczyć przede wszystkim na swoją kreatywność, a w związku z tym, że mamy do czynienia z nowymi mediami, właściwie każdy racjonalny dowód może zostać wykorzystany.

– Można się zastanowić np. nad wykonaniem zdjęcia telefonu, na którym będzie widać logo podatnika eksponowane w aplikacji mobilnej, czy też ściągnięciem aplikacji na dowolny nośnik i przechowywanie go jako potwierdzenia wykonania usługi – podpowiada Marcin Zawadzki.

Wojciech Kotowski dodaje, że jeżeli jest to możliwe, warto zobowiązać kontrahenta do przedstawienia raportów z wykonania świadczenia. Mogą mieć one formę oświadczeń, zestawień lub dokumentacji technicznej, np. informując o liczbie pobranych aplikacji czy szacunkowej liczbie użytkowników, do których reklama dotarła.

Podatnik może również sam zebrać dokumentację, np. fotograficzną (lub analogiczną, w postaci cyfrowej), która posłuży mu jako dowód wykonania świadczenia.

– Katalog dowodów, które mogą być użyte przez podatnika, jest nieograniczony – przypomina Wojciech Kotowski.

Właściwe udokumentowanie przez nabywcę wykonania zamówionego świadczenia jest bardzo ważne. W przeciwnym razie podatnik musi liczyć się z ryzykiem zakwestionowania odliczenia VAT.

– Podatnik nie może dokonać odliczenia podatku naliczonego z faktury, jeżeli dokumentuje ona czynności, które nie zostały wykonane – podkreśla Wojciech Kotowski.

W takim wypadku organ podatkowy uzna, że faktura dokumentuje czynność nieistniejącą.

Udokumentowanie wykonania świadczenia ma również zasadnicze znaczenie dla uznania danego wydatku za koszt w podatku dochodowym.

Organy podatkowe uznają, że zawarcie umowy nie jest tożsame z jej wykonaniem

– Jeśli podatnik nie dysponuje żadnymi albo wystarczającymi dowodami, że jego logo było eksponowane w aplikacji mobilnej, to wydatek poniesiony na taką usługę może zostać zakwestionowany – stwierdza Marcin Zawadzki.

Z tego względu warto zawczasu zastanowić się, jakiego typu dowody będziemy zbierać, aby uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami ze strony fiskusa.