O momencie uznania za koszt uzyskania przychodów należności, takich jak m.in. wynagrodzenia pracownicze, decyduje bowiem data ich faktycznej wypłaty, dokonania lub postawienia do dyspozycji pracownikowi, opłacenia, a nie sam fakt naliczenia i zarachowania do kosztów działalności. Z tego względu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 57 i pkt 57a ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) nie stanowią kosztów wydatki na wynagrodzenia i składki na ubezpieczenia społeczne, które nie zostały faktycznie poniesione.

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części finansowanej przez pracownika są składnikiem wynagrodzenia. Dlatego też względem nich obowiązuje taka sama zasada zaliczania w koszty podatkowe (zasada kasowa) jak pozostałej części wynagrodzenia. Zalicza się je do kosztów w miesiącu dokonania wypłaty (art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT).

Natomiast w odniesieniu do tej części składek na ubezpieczenia społeczne oraz składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, którą finansuje płatnik składek (pracodawca), należy stosować przepisy art. 16 ust. 1 pkt 57a oraz art. 16 ust. 7d ustawy o CIT.

Składki na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc kalendarzowy firma opłaca do 15. dnia następnego miesiąca, zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Składki te stają się zatem kosztem podatkowym w miesiącu ich opłacenia do ZUS, mimo iż dotyczą wynagrodzenia wypłaconego w miesiącu poprzednim. A w przypadku zaległej wypłaty – faktycznie dotyczą wynagrodzenia sprzed dwóch miesięcy.

Przepis art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT dotyczy również świadczeń wypłacanych współpracownikom firmy na podstawie łączących strony umów cywilnoprawnych – umowy-zlecenia i umowy o dzieło (zob. wyrok NSA z 12 maja 2000 r., sygn. akt III SA 1009/99).