Warunkiem pozwalającym na ujęcie poniesionych wydatków w kosztach podatkowych jest ich związek z osiągnięciem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wydatek nie może jednocześnie być wyszczególniony w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (i odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Choć wydatki ponoszone w celu zakupu paliwa stanowią z zasady koszt eksploatacji samochodu (w przypadku samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych trzeba pilnować tzw. kilometrówki - suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach), nie oznacza to bynajmniej, że w każdym przypadku podatnik będzie mógł zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Obok samego związku z uzyskiwanymi przychodami konieczne jest właściwe udokumentowanie poniesionego wydatku.

Faktura powinna jednoznacznie wskazywać zatankowany pojazd

Trzeba pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli podatkowej, podatnik musi wykazać związek zakupu z działalnością gospodarczą. W tym celu niezbędna jest rzetelna i szczegółowa dokumentacja poniesionych kosztów. Dowody potwierdzające poniesienie wydatku mogą być różne, jednak podstawowym z nich jest faktura VAT (znajdują tu zastosowanie regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług).

Faktura VAT musi zawierać numer rejestracyjny pojazdu

Obowiązek określenia na fakturze numeru rejestracyjnego pojazdu, do którego zostało zatankowane paliwo wynika również z załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w którym wprost zostało wskazane, że wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej należy ewidencjonować na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu.
Biorąc pod uwagę powyższe regulacje, zasadnym wydaje się zatem stwierdzenie, iż jedynie dokument sprzedaży, wskazujący jednoznacznie samochód, do którego zostało zatankowane paliwo, pozwoli uniknąć podważenia zasadności zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów podatkowych. 

Faktury  dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny  zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Dorota Kępka, księgowa Tax Care