Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, a także motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, może być dokonany na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych. Zwrot kosztów następuje w 2 formach ryczałtu pieniężnego albo tzw. kilometrówki.

Powszechność opodatkowania

Podatek dochodowy jest w Polsce powszechny, co oznacza, że od wszystkich uzyskanych przychodów należy odprowadzić do urzędu skarbowego stosowną wartość podatku. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym pod osób fizycznych, ekwiwalenty wypłacone za używanie prywatnego samochodu jako narzędzia pracy do czynności służbowych, stanowią przychód ze stosunku pracy.

Przy jazdach lokalnych jest zwolnienie

Ustawa zwalnia jednak z opodatkowania zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, wykorzystywanych dla potrzeb pracodawcy. Zwolnienie to jest jednak ograniczone do jazd lokalnych. Dodatkowo obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów musi wynikać wprost z przepisów innych ustaw.
Zwolnienie można więc zastosować w przypadku wypłat dokonywanych:
1) strażnikom leśnym – możliwość przyznania zwrotu kosztów przewidują przepisy ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (art. 46a ustawy);
2) listonoszom – mogą otrzymać zwrot kosztów zgodnie z ustawą z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” przyznaje prawo do zwrotu kosztów związanych z używaniem prywatnych pojazdów (art. 19 ustawy);
3) pracownikom socjalnym – przysługuje im zwrot na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (art. 121 ust. 3c).