Problem z rozliczeniem podatkowym dotyczy osób, które nie są pracownikami firmy (np. banków, towarzystw ubezpieczeniowych), lecz podmiotami samodzielnie prowadzącymi działalność gospodarczą. Przedsiębiorcy ci korzystają ze sprawdzonych firmowych rozwiązań i procedur, pakietów marketingowych, a także wsparcia przy urządzaniu placówek. W praktyce często na mocy umowy zawartej z agentami zainteresowane firmy są obowiązane przeprowadzać szkolenia w zakresie m.in. oferty produktowej, technik sprzedaży.

Składowymi elementami prowadzonych szkoleń są wydatki na wyżywienie i nocleg agentów

Firma, organizując szkolenia, często pokrywa koszty noclegów i wyżywienia agentów. Powstaje pytanie, czy takie wydatki firma może zaliczyć do swoich kosztów podatkowych, czy też będą to wydatki na reprezentację.

Koszty ponoszone w związku z organizacją szkoleń dla agentów mają na celu zdobycie bądź uaktualnienie ich wiedzy o produktach bankowych, ubezpieczeniowych itp., standardach obsługi klientów oraz technikach sprzedażowych. Mają zatem bezpośredni związek z działalnością prowadzoną przez tego typu placówki i wpływają na wielkość realizowanego przychodu, a więc powinny być zaliczone do kosztów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Nie ma tutaj zastosowania przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Firmy zapewniają posiłki i noclegi agentom tylko, gdy jest to konieczne – zazwyczaj w przypadku szkoleń długotrwałych. Jest to standardowy element szkolenia, który nie spełnia definicji reprezentacji, bowiem nie nosi cech okazałości i wystawności wykraczającej poza przyjęte zwyczaje.

Z tego względu wydatki na szkolenia agentów, obejmujące wydatki na noclegi oraz wyżywienie, jeżeli nie noszą one znamion reprezentacji, stanowią firmowe koszty uzyskania przychodów. Pod warunkiem że szkolenia te mają na celu osiągnięcie przychodów, a wydatki w związku z tym ponoszone są racjonalne i wykazują związek przyczynowo-skutkowy z przychodami oraz zostały właściwie udokumentowane dla celów podatkowych (zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT). Oznacza to, że firma powinna prowadzić ewidencję rachunkową w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku.