Zwrot kosztów podróży służbowych jest uregulowany w kodeksie pracy tylko przy stosunku pracy. Koszty wyjazdów (delegacji) można jednak zwracać także osobom niebędącym pracownikami firmy, i to bez opodatkowania PIT.

Należy jednak warunki wypłacania należności z tytułu podróży osobie współpracującej (np. handlowcowi) z firmą dokładnie określić w umowie cywilnoprawnej łączącej strony.

34,5 zł wynosi stawka ryczałtu za nocleg

Jeżeli tak się stanie, to diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem skorzystają ze zwolnienia od podatku, do wysokości określonej w obu rozporządzeniach o podróżach – na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Zwolnienie to można zastosować, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów współpracownika (wykonawcy dzieła). Muszą też zostać poniesione m.in. w celu osiągnięcia przychodów firmy zamawiającej dzieło (art. 21 ust. 13 ustawy o PIT).

Jeżeli tak jest zapisane w umowie, współpracownikowi w związku z wyjazdem np. na rozmowy handlowe z kontrahentami firmy przysługują takie same należności, jak pracownikowi.

Dotyczy to diet oraz zwrotu kosztów:

● przejazdów (z siedziby firmy bądź z miejsca zamieszkania współpracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży i z powrotem),

● noclegów,

● dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

●innych udokumentowanych wydatków, określonych przez firmę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Firma z kolei może zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów prawidłowo udokumentowane wydatki na zwrot kosztów delegacji współpracownika. O ile oczywiście pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami osiąganymi przez firmę.