W zależności od przyczyny skutkującej koniecznością legitymowania się tym identyfikatorem, terminy przewidziane na złożenie stosownego wniosku mogą różnić się od siebie. Jednak, zgodnie z nadrzędną zasadą, zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jeden raz, w terminie najwcześniejszym. Fiskus natomiast ma maksymalnie dwa dni robocze na wydanie potwierdzenia nadania NIP. 

Choć wymóg posiadania Numeru Identyfikacji Podatkowej został znacznie ograniczony na skutek nowelizacji ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, która obowiązuje od września ubiegłego roku, w niektórych przypadkach jest on obowiązkowy. Podatnikami, zobowiązanymi do legitymowania się w celach podatkowych jedynie numerem PESEL, zostały bowiem objęte tylko osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej. Reszta podmiotów gospodarczych, jak również przedsiębiorcy zaczynający dopiero swoją przygodę z biznesem muszą posiadać NIP.

Wspomniana nowelizacja oprócz tego, że zwolniła niektórych podatników z obowiązku identyfikacji za pomocą numeru NIP w znacznym stopniu uprościła procedury związane z nadaniem nowego identyfikatora podatkowego. Wydanie decyzji podatkowej w tym zakresie nie jest już konieczne.

Zgłoszenie identyfikacyjne podstawą przyznania numeru NIP
Przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej zobowiązani są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, w ramach wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców ewentualnie do ewidencji działalności gospodarczej. Warto pamiętać, że zgłoszenie to ma charakter jednorazowy, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, jak również liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej, czy też liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Zgłoszenie to powinno zawierać w pierwszej kolejności dane podatnika, ubiegającego się o nadanie numeru NIP. Należą do nich:
• imię i nazwisko podatnika,
• imiona rodziców,
• datę i miejsce urodzenia,
• płeć, nazwisko rodowe,
obywatelstwo lub obywatelstwa,
• adres miejsca zamieszkania,
• adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy,
• rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer PESEL w przypadku osób fizycznych objętych tym rejestrem. 

Ponadto, wymagane są dodatkowe informacje dotyczące prowadzonego podmiotu gospodarczego, takie jak np. nazwa (firma), adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Dokumentem przewidzianym w tym celu jest formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. 

Czas przewidziany na potwierdzenie nadania numeru NIP ograniczony do minimum
Podatnik powinien pamiętać, że efektem działania polegającego na złożeniu wniosku jest uzyskanie informacji zwrotnej od naczelnika urzędu skarbowego, dotyczącej potwierdzenia nadania numeru NIP, które następuje przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów — Krajowej Ewidencji Podatników. W przypadku podatników rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej okres oczekiwania został ograniczony do niezbędnego minimum. Potwierdzenie nadania NIP wydaje się bowiem nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do naczelnika urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego. 

Terminy przewidziane na zgłoszenie identyfikacyjne
Złożenie wniosku identyfikacyjnego zostało objęte pewnymi ograniczeniami czasowymi. Podatnicy podatku d towarów i usług jak również podatku akcyzowego dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków. Podatnicy (z wyłączeniem osób fizycznych objętych rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług) oraz płatnicy podatków podlegający obowiązkowi ewidencyjnemu dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia, albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek. Płatnicy składek ubezpieczeniowych, niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy ani jako płatnicy podatków, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminach przewidzianych w odrębnych przepisach dotyczących terminów zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego.

Istotnym wydaje się również, aby podkreślić, że w sytuacji, gdy z przepisów prawa podatkowego wynikają różne terminy przewidziane na dokonanie zgłoszenia identyfikacyjnego, czynność tę należy wykonać jeden raz, w terminie najwcześniejszym. 

Oznacza to, że w sytuacji, gdy ubiegający się o nadanie numeru NIP, który zobowiązany jest do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego zarówno z tytułu podatku VAT, jak również z racji pełnienia funkcji płatnika składek ubezpieczeniowych, owe zgłoszenie składa w zależności od tego,
który z wymaganych terminów będzie wcześniejszy. 

Elżbieta Węcławik, Tax Care 

Iwona Cackowska, księgowa Tax Care