Pracodawcy w celu zminimalizowania kosztów prowadzonej firmy coraz częściej decydują, aby pracownicy przy wykonywaniu służbowych obowiązków wykorzystywali własny sprzęt, np. telefon. Następne szef zwraca podwładnemu wydatki poniesione na ten cel.
Rozsądek podpowiada, że skoro prywatny telefon wykorzystywany jest w celach służbowych, tj. w działalności pracodawcy, to zwrot poniesionych wydatków nie stanowi przysporzenia dla pracownika. Jest to zwrot poniesionych przez pracownika kosztów.
– Niestety ta droga rozumowania może nie być przekonywująca dla organów podatkowych. Zgodnie z art. 12 ustawy o PIT, kwoty przekazane pracownikowi przez pracodawcę, stanowią przychód z umowy o pracę, o ile ustawodawca nie zwolnił ich z opodatkowania – tłumaczy Marcin Retka, ekspert podatkowy w KPMG.
W wielu wypadkach pracownik nie uzyskuje jednak nieodpłatnego świadczenia. Przychód musi mieć konkretny wymiar pieniężny (ekwiwalent pieniężny) i dotyczyć konkretnej osoby.
W przypadku używania telefonów prywatnych do celów służbowych zastosowanie może znaleźć zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiące ich własność.
– Na tej podstawie ekwiwalent w kwocie równej wydatkom poniesionym na rozmowy służbowe powinien być zwolniony z podatku – zapewnia Marcin Retka.
Zwrot faktycznych wydatków oznacza obowiązek ustalania kosztów na podstawie billingu rozmów. Jest to istotne dla celów dowodowych albowiem – jak dodaje nasz rozmówca – billing ze wskazaniem rozmów służbowych zaświadcza również, że pracownik faktycznie wykorzystywał telefon służbowo. Kwestię prawa do tego ekwiwalentu warto również uregulować w umowie o pracę lub regulaminie wynagradzania.
W innym przypadku, tj. zwrotu przez pracodawcę kwoty zryczałtowanej (bez względu na liczbę rozmów służbowych i prywatnych), organy podatkowe z uwagi na brak możliwości weryfikacji wysokości świadczenia, a także brak zweryfikowania czy telefon był faktycznie użytkowany dla celów służbowych, mogą odmówić prawa do zwolnienia z PIT.