Jeśli faktury elektroniczne mają być faktycznie zrównane z papierowymi, to niezbędne jest stosowanie takich samych procedur do wszystkich dokumentów. Obecnie obowiązują jednak odmienne przepisy dla faktur papierowych i elektronicznych. Jak przyznaje Łukasz Żur, menedżer z Comarchu, rozporządzenie ministra finansów dotyczące elektronicznego przesyłania faktur, które miało zliberalizować przepisy, w praktyce wprowadziło niemałe zamieszanie wśród przedsiębiorców, a nawet specjalistów w dziedzinie prawa i podatków. Przepisy uzależniają przesyłanie e-faktury od uzyskania akceptacji od odbiorcy, a także zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Ten ostatni wymóg można spełnić, używając e-podpisu, wdrażając system wymiany danych EDI lub stosując inne procedury biznesowe. Katalog metod zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści jest więc otwarty, a eksperci i firmy do dziś dyskutują o tym, jakie procedury biznesowe zapewnią spełnienie wymogów rozporządzenia.

Nowe rozwiązania

Na rynku pojawiają się też nowe rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wydają się spełniać takie wymogi. Przykładem jest nowy serwis MiędzyFirmami.pl, który umożliwia wymianę dokumentów elektronicznych między przedsiębiorcami. Jak przyznaje jednak Aneta Jarczyńska, kierownik projektów internetowych serwisu, platforma nie daje możliwości tworzenia dokumentów, ale jedynie pośredniczy w ich wymianie.

– Zatem jeśli użytkownik serwisu umieści na nim fakturę niezabezpieczoną przed ingerencją w jej treść, to serwis sam z siebie nie wzbogaci jej o takie zabezpieczenie – stwierdza.

Innymi słowy, to na wystawcy faktury ciąży obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści. Nie da się go przerzucić na serwis.

Łukasz Żur zwraca uwagę, że rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić, stosując rozwiązania informatyczne, czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury). Po drugie, jeżeli to podatnik określa metodę, jaką stosuje do zapewnienia autentyczności i integralności podczas przesyłania faktury – aby działać zgodnie z prawem – rzeczywiście powinien wykazać się działaniem w tym kierunku, np. przez zastosowanie trudnego w edytowaniu formatu pliku.

– Jeżeli zamiast formatu doc czy xls skorzysta z zapisu faktury do formatu PDF, może to stanowić argument podczas ewentualnej kontroli – stwierdza ekspert.

Po trzecie skoro – jak podaje informator opublikowany przez ministra finansów – celem zaproponowanych w rozporządzeniu zmian jest uproszczenie obrotu, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych, to wydaje się, że podatnik ma możliwość przyjęcia rozwiązania najbardziej dla siebie wygodnego, generującego najniższe koszty.

Opisanie procedury

Najlepiej od razu opisać dokładnie procedury, jakie firma będzie stosować oraz czynności, które zagwarantują autentyczność i integralność wymienianych dokumentów. W umowie z kontrahentem przedsiębiorca może zapisać procedurę zamówienia towarów/usług oraz informację, w jaki sposób oraz przez kogo zostanie przesłana faktura (np. e-mailem, w formacie PDF, z konkretnego adresu e-mail). Posiadając w dokumentacji zarówno zamówienie, jak i fakturę, przedsiębiorca może więc porównać dane zawarte na zamówieniu z danymi na fakturze.

– W razie kontroli łatwo wykazać, że nie została naruszona autentyczność, integralność treści, bo dane na fakturze są zgodne z treścią zamówienia – stwierdza Łukasz Żur.

W ocenie eksperta jeżeli podatnik wypracuje odpowiednie procedury, wydaje się, że może przesyłać fakturę w formacie PDF lub innym, nie zabezpieczonym w sensie technicznym pliku. Należy jednak mieć świadomość – przyznaje – że integralność i autentyczność samego pliku z fakturą zapewni właściwie tylko podpis elektroniczny (także ten niekwalifikowany).

Ok. 2 tys. zł może zaoszczędzić firma, która wystawia miesięcznie 1000 faktur

Przedsiębiorstwo, które wysyła miesięcznie 20 tys. faktur, może zaoszczędzić nawet 40 tys. zł – wynika z raportu „E-faktura w Polsce”, przygotowanego przez PKPP Lewiatan