Uczelnie będą musiały prowadzić szczegółową ewidencję kosztów. Zapobiegnie to nieprawidłowemu wydawaniu otrzymanych przez nie środków. W przyszłym roku Rada Ministrów określi nowy sposób ujmowania wydatków. Wynika to z tego, że 1 stycznia 2013 r. wchodzi w życie upoważnienie zawarte w znowelizowanym art. 105 ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz. 1365 z późn. zm.). Stanowi ono podstawę do określenia szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych, w tym ewidencji kosztów, m.in. według rodzajów działalności, z wyodrębnieniem finansowania z dotacji z budżetu państwa oraz z przychodów własnych.

Brak ewidencji

Problem braku możliwości zweryfikowania prawidłowości wydatków uczelni sygnalizowała Najwyższa Izba Kontroli po przeprowadzonych w tych podmiotach czynnościach. Izba wskazywała, że większość szkół wyższych nie prowadzi odrębnych ewidencji księgowych dla studiów stacjonarnych i niestacjonarnych.

Paweł Biedziak, rzecznik prasowy NIK, wyjaśnia, że izba nie sformułowała wprost zarzutu, że uczelnie publiczne z dotacji otrzymanych na studia stacjonarne finansowały studia niestacjonarne. Brak stosownej ewidencji uniemożliwia jednak stwierdzenie, czy dotacje budżetowe na kształcenie stacjonarne zostały wykorzystane zgodnie z ich przeznaczeniem.

– Rektorzy nie wiedzą, czy prawidłowo wykorzystują i rozliczają dotacje budżetowe, które mogą być przeznaczone wyłącznie na pokrycie kosztów kształcenia studentów i doktorantów dziennych – twierdzi nasz rozmówca.

Nie wiedzą też, czy opłaty za studia zaoczne faktycznie pokrywają ich koszty (uwzględniając koszt amortyzacji i remontów) i czy nie są zbyt niskie lub zbyt wysokie, na co nie zezwalają przepisy prawa. Brak odrębnych ewidencji rodzi przypuszczenie, że dotacja przeznaczona na studia dzienne może być wykorzystywana do wspierania studiów płatnych.

Według Pawła Biedziaka wprowadzenie odrębnej ewidencji księgowej dla studiów stacjonarnych i niestacjonarnych pozwoli odpowiedzieć na pytanie, czy dotacja budżetowa, przeznaczona na finansowanie studiów dziennych, została wykorzystana dokładnie na ten cel. Ułatwi to także władzom uczelni kontrolowanie finansów. Kontrolerom natomiast jasne przepisy umożliwią precyzyjne wskazywanie rektorom miejsc, w których ewentualnie mogą pojawić się lub w których wystąpiły nieprawidłowości i które jeszcze wymagają poprawy.

Do tej kwestii odnosi się również Janina Czaja, menedżer Działu Audytu w Grupie Gomułka, która przeprowadzała audyty zewnętrzne uczelni wyższych, m.in. Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie.

Ekspert wyjaśnia, że kwestorzy uczelni wyższych byli w stanie rozliczyć każdy rodzaj swojej działalności, w tym również zyskowność studiów niestacjonarnych. Robili to jednak często niezależnie od ewidencji księgowej – wykorzystując narzędzia kontrolingu. W analizach tych jednak nie musiały być brane pod uwagę koszty pokryte dotacją – studia niestacjonarne traktowane były jako usługi sprzężone. Przy usługach sprzężonych koszty ponoszone są w przeważającej liczbie przypadków na realizację łącznego procesu bez podziału na efekty.

– Nie ulega wątpliwości, że z ekonomicznego punktu widzenia część kosztów stałych powinna być rozliczona również na studia niestacjonarne – twierdzi nasza rozmówczyni.

Dlatego zmiana ustawy o szkolnictwie wyższym, która pociągnie za sobą nowelizację rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych, przyczyni się do lepszego rozpoznania kosztów w podziale na rodzaje działalności dydaktycznej. Trzeba jednak mieć na uwadze, że rachunek kosztów wbrew pozorom nie jest nauką ścisłą – wiele zależy od przyjętych założeń i od uzasadnienia wybranego modelu rachunku. Dlatego tym większa rola przypadnie audytorom, których zadaniem jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego w uczelniach wyższych.

Janina Czaja twierdzi, że jednocześnie można się spodziewać zmiany rozporządzenia w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę i nałożenia na audytorów obowiązku badania prawidłowości rozliczenia działalności dydaktycznych.