Instytut badawczy organizuje rady naukowe. Na czas ich trwania zakupuje poczęstunek. Nie wie jednak, czy może uznać za koszt uzyskania przychodów wydatki na pokrycie kosztów podróży dotyczących uczestnictwa w posiedzeniu rady naukowej, tj. kosztów przejazdu, noclegów, diet, poczęstunku w postaci kawy, herbaty, ciastek oraz kosztów wyżywienia (obiad w restauracji) członków rady naukowej instytutu. Według IS w Poznaniu taka możliwość istnieje.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, powinien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Jednak nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przez reprezentację – w znaczeniu językowym – rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Zatem wydatki, jakie ponosi instytut na zakup kawy, herbaty czy drobnych ciastek w związku z organizacją posiedzeń rady naukowej instytutu, nie noszą znamion reprezentacji. Są one zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości. Są to wydatki poniesione na rzecz samego organu, a nie jego poszczególnych członków, mające na celu sprawne jego funkcjonowanie. Mogą zatem zostać zaliczone w ciężar kosztów podatkowych.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 marca 2012 r. (nr ILPB3/423-581/11-5/MM).