Wspólne zakupy sektora publicznego przynoszą milionowe oszczędności. Większy outsourcing zmniejszyłby wydatki nawet o kilka miliardów złotych.
Rok po zakończeniu reformy finansów publicznych okazuje się, że outsourcing usług przynosi administracji publicznej zyski, ale niestety niewielkie. Kancelaria premiera, ministerstwa, urzędy wojewódzkie, szpitale, samorządy i inne jednostki zlecają firmom zewnętrznym jedynie proste usługi. Oszczędności mogłyby wynieść nawet kilka miliardów złotych, gdyby administracja powierzyła firmom zewnętrznym bardziej skomplikowane usługi.
Na razie nie udało się więc osiągnąć celu, jaki postawił sobie rząd w związku z wprowadzeniem nowej ustawy o finansach publicznych oraz w Planie Rozwoju i Konsolidacji Finansów 2010 – 2011.
Skutki reformy finansów publicznych / DGP

Skutki likwidacji

Likwidacja gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych oraz inne zmiany wynikające z nowej ustawy o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) miały na celu zmniejszenie liczby jednostek i redukcję zatrudnienia w administracji. Co więcej, 20 proc. usług wykonywanych przez likwidowane jednostki miało być zamawiane w przetargach, i kupowane od firm zewnętrznych (outsourcing usług).
Jak wynika z naszej sondy, wszystkie ministerstwa i urzędy wojewódzkie kupują podobne usługi: sprzątania, ochrony osób i mienia, projektowe, serwisu urządzeń biurowych, sprzętu i oprogramowania, pralnicze, ogólnobudowlane i in. Większość z tych usług świadczyły zlikwidowane zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze. Teraz resorty oraz urzędy, po przejęciu tych zadań, zlecają je na zewnątrz. Nie wszystkie jednak na tym zaoszczędziły.
Katarzyna Kownacka z Ministerstwa Transportu wyjaśnia, że również przed likwidacją gospodarstw pomocniczych firmy prywatne świadczyły usługi sprzątania, ochrony osób i mienia, projektowe i serwisu urządzeń biurowych. Nie można więc określić, czy outsourcing przynosi oszczędności w resorcie.
Katarzyna Kuczyńska-Budka, kierownik Oddziału Komunikacji Społecznej Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego, stwierdza natomiast, że na outsourcingu usług utrzymania czystości urząd oszczędza ok. 600 tys. zł rocznie oraz ok. 100 tys. zł na ochronie.

Unia Europejska wymusi na nas większe korzystanie z outsourcingu

– Outsourcing pozwala zmniejszyć liczbę osób zatrudnionych przy prostych, powtarzalnych czynnościach (np. sprzątanie) lub zadań wymagających wykorzystywania specjalistycznego sprzętu (np. naprawa samochodów) – przyznaje Justyna Kardaszewska z Ministerstwa Gospodarki.
Podobnie w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji (obecnie MSW), po likwidacji zakładu obsługi pojawiły się oszczędności wynikające ze zwolnienia ok. 85 pracowników.
Niższe wydatki resortów wzięły się więc nie z niższych usług oferowanych przez firmy, ale z prostego zmniejszenia liczby etatów. Problem w tym, że nie na tym polega outsourcing. Jego ideą jest zmniejszenie przede wszystkim kosztów usług oraz możliwość skupienia się na głównych zadaniach, do których została powołana jednostka czy resort. Rząd i ministerstwa są tego świadome, co potwierdza przykład resortu środowiska oraz powołanie Centrum Usług Wspólnych. Resort środowiska przyznał, że w przypadku outsourcingu usług transportowych udało się zmniejszyć koszty o 45 proc. Z kolei po wprowadzeniu systemu centralnego wydruku cena wykonania kopii 1 kartki papieru spadła aż pięciokrotnie.



Zamówienia grupowe

Jednym z największych zlikwidowanych gospodarstw pomocnicze było to przy kancelarii premiera, czyli Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. W miejsce zlikwidowanego centrum 1 stycznia 2011 r. utworzono inne – Centrum Usług Wspólnych. Rząd zdał sobie sprawę z faktu, że zamawianie różnych towarów wspólnie przez wiele jednostek publicznych zamiast przez każdą osobno pozwoli na zbicie cen rynkowych oraz oszczędności dla administracji. W Planie Rozwoju i Konsolidacji Finansów 2010-2011 rząd zakładał, że powołanie centrów usług wspólnych przyniesie co roku kilka miliardów zł oszczędności.
Centrum Informacyjne Rządu potwierdza, że dzięki wspólnym zamówieniom administracja rządowa może uzyskać korzystniejsze warunki zakupu m.in. samochodów, paliwa, sprzętu i oprogramowania komputerowego, urządzeń biurowych czy energii elektrycznej. Grupowe zamówienia przyniosły efekty już w zeszłym roku. Umowa na świadczenie usług telefonii komórkowej dla administracji wraz z dostawą telefonów i modemów przyniosła 31,4 mln zł oszczędności, czyli 60 proc. Wspólny zakup papieru dał 2,8 mln zł oszczędności, a na zakupie paliwa administracja oszczędziła kolejne 7,4 mln zł.
Artur Koziołek, rzecznik prasowy Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji mówi, że resort ma obowiązek nabywania określonych dostaw i usług od Centrum Usług Wspólnych. Podobnie jest w pozostałych resortach.

Miliardowa perspektywa

Administracja publiczna nie docenia outsourcingu. Leszek Rożdżeński, prezes zarządu it WORKS oraz wiceprezes Instytutu Outsourcingu, stwierdza, że IT, księgowość, kadry i płace, obsługa klienta, w tym call center to przykładowe obszary, których oddanie w ręce zaufanych, doświadczonych dostawców zewnętrznych, wyłonionych w publicznych przetargach, może przynieść administracji państwowej nawet do kilkudziesięciu procent oszczędności w skali roku.
Kinga Piecuch, członek zarządu Xerox Polska, przekonuje natomiast, że Centra Usług mogą przynosić budżetowi państwa oszczędności rzędu kilku miliardów w skali roku, a to dzięki skoncentrowaniu całości procesów w jednym miejscu, standaryzacji działania, wsparciu wykwalifikowanej kadry oraz zastosowaniu dedykowanych narzędzi i technologii, do których pojedyncze komórki administracji nie mają dostępu.
– Stworzenie centrów usług dla sektora publicznego oznacza również redukcję zbędnej biurokracji – uważa Kinga Piecuch.
Niestety – jak dodaje Leszek Rożdżeński – brak dostatecznej wiedzy na temat specyfiki modelu i korzyści płynących z jego wdrożenia sprawia, że mamy wciąż do czynienia z pewną barierą mentalną – oporem wobec współpracy administracji z sektorem prywatnym. Ekspert tłumaczy, że administracja obawia się utraty kontroli nad realizacją zadań. W grę wchodzi również niepewność co do solidności dostawcy usług, długotrwała procedura wyboru outsourcera oraz nieświadomość istnienia mechanizmów kontrolnych zabezpieczających przed ryzykiem popełnienia błędu przez partnera.
– W efekcie outsourcing nadal wykorzystywany jest przez polską administrację w stopniu niewystarczającym i tylko w niektórych obszarach – ocenia Leszek Rożdżeński.
Krystian Bestry, dyrektor zarządzający Infosys BPO Europe, zwraca uwagę, że outsourcing w sektorze publicznym jest rozwiązaniem dość powszechnie stosowanym na Zachodzie, m.in. w Wielkiej Brytanii, Irlandii, Szwecji, Stanach Zjednoczonych czy Australii.
Kinga Piecuch dodaje, że możliwość redukcji kosztów administracji jest szczególnie ważna teraz, kiedy presja Unii Europejskiej na zmniejszenie poziomu deficytu publicznego jest coraz większa.
Unia wymusza na nas wdrażanie europejskich standardów, np. związanych z elektroniczną administracją, co wymaga rozbudowanej infrastruktury IT, a także sprawnie działającej siatki wsparcia e-klienta. Siłą rzeczy jednostki administracyjne będą musiały korzystać ze wsparcia zewnętrznych ekspertów, ale to kwestia kilku kolejnych lat.