Katarzyna Ryszard, radca prawny, doradca podatkowy w Kancelarii Peter Nielsen, wyjaśnia, że przez pojęcie ksiąg i dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej należy rozumieć całą dokumentację związaną z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, poczynając od jego powstania, i to bez względu na formę dokumentów, w jakiej zostały one utrwalone.

– Mogą to być zarówno dokumenty w tradycyjnej formie pisemnej (w tym w formie rysunków, wykresów, tabel), jak i zawarte na innych nośnikach (elektronicznych itp.) – dodaje ekspert.

Księgi rachunkowe to nie tylko wydruki, ale również bazy danych, nośniki zapisów oraz inne zapisy elektroniczne

Jednak dokumentacja przedsiębiorstwa obejmuje nie tylko dokumentację rachunkową, ale również decyzje administracyjne (w tym koncesje i pozwolenia), orzeczenia sądów wraz z pismami prowadzonych postępowań, a także umowy z kontrahentami oraz wszelkie inne korespondencje firmy.

Obowiązek zwrócenia klientowi, na jego żądanie, oryginałów dokumentów wynika z zasad etyki. Na przykład z zasady etyki doradców podatkowych wynika, że doradca ma obowiązek bez zbędnej zwłoki zwrócić klientowi na jego żądanie dokumenty klienta w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.

Katarzyna Ryszard wyjaśnia, że doradcy nie wolno uzależnić wydania dokumentów klienta od uprzedniego uregulowania przez niego należnego wynagrodzenia. Jednak, jeśli w związku z wydaniem dokumentów klientowi powstaje konieczność sporządzenia ich kopii dla potrzeb archiwizacji, doradca może żądać zwrotu kosztów.

Posiadanie w firmie oryginałów dokumentacji wynika z tego, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.