Błędne klasyfikowanie rozliczenia wydatków w kosztach to jeden z najczęściej ujawnianych błędów w czasie kontroli przedsiębiorców. Zakwestionowanie kosztów przez fiskusa oznacza kłopoty finansowe dla firm.
Koniec roku sprzyja zwiększaniu firmowych wydatków. Przedsiębiorca, który decyduje się na duże zakupy, robi to głównie po to, by uwzględnić je w kosztach uzyskania przychodów. To z kolei pozwala mu zmniejszyć podstawę opodatkowania, a tym samym podatek do zapłaty za dany rok. Problemy pojawią się, gdy do firmy zawita kontrola fiskusa.
Koszty podatkowe / DGP
– Od tygodnia mam na głowie kontrolę ze skarbówki. Urzędników interesują głównie wydatki, które uwzględniłem w kosztach. Na 50 sprawdzonych przez nich faktur 15 im się nie podoba. Obawiam się, że to nie koniec. Czy urzędnicy mogą od tak kwestionować zakupy wrzucone do kosztów – pyta nas pan Mikołaj z Poznania.
Podobne scenariusze w swoich firmach przeżyli inni nasi czytelnicy. Jeden z Warszawy, a drugi z Krakowa.
Niestety urzędnicy skarbowi mają pełne prawo do takich kontroli. Nie powinno też dziwić, że najchętniej sprawdzają wydatki uwzględnione w kosztach. Tu najłatwiej wykazać, że podatnik popełnił błąd, o czym najlepiej świadczy lista ponad 60 wydatków, które mimo że są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, do kosztów zaliczone być nie mogą. To jednak tylko jedna strona tego medalu. Druga jest taka, że naturalnym dążeniem każdej osoby prowadzącej biznes jest wrzucanie w koszty firmy wszystkiego, co się da. Do kosztów trafiają czasem tak egzotyczne z firmowego punktu widzenia wydatki, jak np. bielizna damska jako służbowy strój sekretarki, koszty niedzielnych obiadów z rodziną jako wydatek na podtrzymanie więzi rodzinnych zapracowanego menedżera czy też pralka i zmywarka u przedsiębiorcy prowadzącego sklepik z prasą (trzeba przecież czysto wyglądać). Taka kosztowa beztroska daje duże pole do popisu pracownikom fiskusa i okazuje się wyjątkowo kosztowna dla lekkomyślnych właścicieli firm.
Jeśli przedsiębiorca nie będzie miał racjonalnych argumentów i przede wszystkim dokumentów, które potwierdzają prawidłowość rozliczenia zakupów w kosztach, czekają go kłopoty. I to głównie finansowe. Wyrzucenie przez fiskusa wydatków z kosztów oznacza konieczność skorygowania rozliczeń. To może skutkować powstaniem zaległości podatkowych, które będzie trzeba zapłacić razem z odsetkami (obecnie wynoszą one 14 proc. w skali roku).

Związek z przychodem

Prawo podatkowe w wielu przypadkach ogranicza możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania o ponoszone wydatki.
– Zasadniczo jednak wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli zostały należycie udokumentowane, zostały poniesione, wiążą się z przychodem i nie zostały wyłączone z kategorii kosztów uzyskania przychodów wyraźnym przepisem ustawowym – wyjaśnia Grzegorz Grochowina, ekspert podatkowy w KPMG.
Ekspert dodaje, że to, że każdy koszt uzyskania przychodu powinien być poniesiony w związku z przychodem, należy rozumieć tak, że chodzi zarówno o przychód z działalności bieżącej, jak i o przychód, którego wystąpienie podatnik przewiduje w przyszłości, a którego możliwość uzyskania obiektywnie wydaje się realna.
– Jeżeli jednak wydatek został wymieniony w art. 23 ustawy o PIT (art. 16 ustawy o CIT), wówczas nie ma możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów – zastrzega Grzegorz Grochowina.



Data wydatku

Zgodnie ustawą o PIT (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Tomasz Socha, menedżer w Ernst & Young, zwraca uwagę, że wyjątek stanowią koszty odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku. Jeśli zostały one poniesione do dnia upływu terminu na sporządzenie sprawozdania finansowego albo złożenie zeznania, koszty takie są potrącane w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
– Poza tym należy pamiętać, że wszelkie inne niż bezpośrednie koszty są potrącane w dacie ich poniesienia – tłumaczy Tomasz Socha.
Według naszego rozmówcy jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.



Ewidencja w czasie

Przedsiębiorcy zwiększający wydatki firmowe na koniec roku muszą pamiętać o zasadach rozliczania kosztów podatkowych w czasie.
Grzegorz Kujawski, doradca podatkowy, partner w KNDP, podkreśla, że przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe (wszyscy podatnicy CIT oraz niektórzy podatnicy PIT) muszą pamiętać, że wydatek poniesiony w bieżącym roku jest kosztem uzyskania przychodów przyszłego roku, jeżeli dotyczy przyszłego roku podatkowego. Sytuacja ta dotyczy np. zakupów prenumeraty i innych usług świadczonych w przyszłym roku, a płatnych z góry. Reguła ta obowiązuje także podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, jeśli na podstawie tych ksiąg można wyodrębnić koszty przyporządkowane do danego roku podatkowego.
– Również wydatki na nabycie dóbr i usług bezpośrednio związanych z przychodami nie są kosztem w chwili ich poniesienia. Jako przykład można tu wskazać zakup towaru. Dopiero w chwili jego sprzedaży lub likwidacji podatnik może rozliczyć w kosztach podatkowych wydatki na jego nabycie – stwierdza Grzegorz Kujawski.
Jednocześnie tłumaczy, że istotną kategorią wydatków, których nie możemy zaliczyć do w kosztów w chwili zakupu są środki trwałe i wartości niematerialne i prawne. Zalicza się je do kosztów dopiero po wprowadzeniu do ewidencji, w okresie ich użytkowania przez odpisy amortyzacyjne.
W chwili ich poniesienia nie są również kosztem wydatki na nabycie papierów wartościowych i udziałów w spółkach. Wydatki te można rozliczyć podatkowo dopiero w chwili odpłatnego zbycia nabywanych aktywów.
– Naruszenie tych zasad spowoduje, że fiskus odliczy kwotę nieuprawnionego wydatku od naszych kosztów podatkowych – ostrzega Grzegorz Kujawski.
Tomasz Socha dodaje, że niezwykle istotne z perspektywy ewentualnej kontroli jest to, aby wydatki były udokumentowane w sposób nie- budzący wątpliwości. Do kręgu tych dokumentów należą oczywiście faktury, rachunki, a także inne dowody opłat, zawierające określenie wystawcy lub wskazanie stron.

Kwestie sporne

W przypadku zakwestionowania przez urząd części wydatków i wyłączenia ich z kosztów powstanie konieczność uregulowania zaległego podatku wraz z odsetkami.
– Koszty uzyskania przychodów działalności gospodarczej, w tym moment ich prawidłowego ujęcia, to wciąż jeden z najczęstszych obszarów sporu z fiskusem – potwierdza Piotr Chmieliński, radca prawny, doradca podatkowy, menedżer zespołu podatków bezpośrednich w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy.
Jednocześnie radzi, że dążąc do minimalizacji dochodu na koniec roku przez zwiększone wydatki, podatnicy powinni przede wszystkim pamiętać o trzech kwestiach.
Po pierwsze, że jeżeli wydatki kwalifikują się jako koszty bezpośrednie (np. zakup towarów), to będziemy mogli je uwzględnić w kosztach dopiero w momencie realizacji przychodu z ich sprzedaży, co może nastąpić dopiero w przyszłym roku.
Po drugie, jeżeli wydatek będzie kwalifikowany do kosztów pośrednich, ale będzie dotyczył czynności przekraczającej rok podatkowy, wówczas jego wartość musimy podzielić proporcjonalnie do lat, w których dana usługa (świadczenie) będzie wykonywane.
I wreszcie, jedną z kategorii najbardziej dyskusyjnych są wydatki na usługi niematerialne, które ze względu na brak należytego udokumentowania nabycia takich usług (np. usługi doradcze, marketingowe, promocyjne itp.) są niejednokrotnie wyłączane z kosztów uzyskania przychodów przez organy podatkowe. Podatnicy powinni zatem pamiętać – jak podkreśla Piotr Chmieliński – że zamawiając takie usługi, powinni zabiegać o to, aby były we właściwy sposób udokumentowane, np. raport podsumowujący doradztwo, dokumentacja audiowizualna promocji, próbki materiałów marketingowych.
Fiskus w czasie kontroli może odliczyć kwotę nieuprawnionego wydatku
Podatnicy muszą pamiętać o ustawowych warunkach
Wiesława Dróżdż, Ministerstwo Finansów
Aby wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę mógł pomniejszyć jego przychody, musi być spełnionych kilka ustawowych warunków. Przede wszystkim chodzi o związek wydatków z przychodem oraz właściwe udokumentowanie zakupów. Ponadto dany wydatek nie może znajdować się w katalogu, który wyklucza jego zaliczenie do kosztów.
Dla przedsiębiorców, którzy zapomną o tych wytycznych i nie będą mieć argumentów potwierdzających zliczenie danego wydatków do kosztów, będzie to oznaczało jedno – konieczność skorygowania rozliczeń. To z kolei może się wiązać z dopłatą podatku wraz z odsetkami.