Każde zdarzenie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej powinno znaleźć odzwierciedlenie w prowadzonej ewidencji. Ta zasada dotyczy także podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeśli chodzi o wypłatę wynagrodzeń dla pracowników, to – jak podkreśla Agnieszka Kowalik, księgowa w Auxilium – wpisów dokonuje się na podstawie:

● listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,

● innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

W kol. 12 podatkowej księgi przychodów i rozchodów ewidencjonuje się również: wynagrodzenia brutto wypłacane osobom z tytułu umów-zleceń i umów o dzieło, a także inne składniki wynagrodzenia, takie jak premie, wynagrodzenie za czas choroby, urlopu, nadgodziny.

Nasza rozmówczyni dodaje, że podatnicy wypłacający należności ze stosunku pracy są zobowiązani prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników. Karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko pracownika; NIP; PESEL, miesiąc, w którym nastąpiła wypłata; sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze); koszty uzyskania przychodu; składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe); podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu; razem dochód narastająco od początku roku; kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym; składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne; należną zaliczkę na podatek dochodowy; datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego.

Agnieszka Kowalik przypomina również, że przedsiębiorca musi wypełnić karty przychodów pracowników najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego (czyli do 20. następnego miesiąca).