Prowadząc działalność gospodarczą podatnicy ponoszą wydatki, do których zalicza się m.in. te związane z przystosowaniem i utrzymywaniem siedziby firmy. Występują one niezależnie od tego, czy podatnik wykorzystuje w tym celu własną nieruchomość, czy też użytkowaną na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zwykle eksploatację nieruchomości na potrzeby firmy poprzedza remont. Jarosław Ziobrowski, ekspert podatkowy w WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr przypomina, że aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz właściwie udokumentowany i nie może znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe.

– Inne są podstawy rozliczania kosztów podatkowych przy remoncie lokalu, a inne przy jego adaptacji – podkreśla Jarosław Ziobrowski.

Wyposażenie oznacza rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone do środków trwałych

Jeżeli środek trwały uległ ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową powiększa się o sumę wydatków na ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których cena nabycia przekracza 3,5 tys. zł.

– Wydatki na ulepszenie np. mieszkania zwiększają jego wartość początkową, a w konsekwencji stosuje się większe odpisy amortyzacyjne – mówi Jarosław Ziobrowski.

Remontem będzie wykonanie w istniejącym obiekcie robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji.

– Jak podkreślają organy podatkowe istotą remontu jest wykonywanie prac przywracających pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego, niezwiększających jego wartości początkowej – zwraca uwagę nasz rozmówca.

Wydatki na remont mieszkania (bez względu na ich wysokość) mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Zdarza się często, że podatnik przeznacza część nieruchomości na działalność gospodarczą, a inna część jest wykorzystywana na cele mieszkaniowe.

– W takim przypadku do kosztów podatkowych powinno się zaliczyć te wydatki wykazane na fakturze usługi remontowej, które proporcjonalnie przypadają na pomieszczenie, w którym prowadzona jest działalność – radzi Jarosław Ziobrowski.

Najlepiej, jeśli wydatki na remont siedziby firmy (tzn. odrębnego pomieszczenia) byłyby udokumentowane osobną fakturą VAT.

Warto wskazać, że kosztami uzyskania przychodów będą również wydatki poniesione na zakup wyposażenia wykorzystywanego w firmie. Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1,5 tys. zł

To samo dotyczy środków trwałych, których wartość razem z częściami składowymi i peryferyjnymi nie przekroczy 3,5 tys. zł. Jeżeli jednak cena nabycia poszczególnych składników majątkowych jest większa, kosztami uzyskania przychodów będą odpisy z tytułu zużycia środka trwałego.