Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług zawierają specyficzne regulacje dotyczące rozliczenia usług powszechnych (tzw. mediów). Należą do nich m.in. dostawa energii elektrycznej, cieplnej i chłodniczej, dostawa gazu przewodowego, usługi telekomunikacyjne, usługi związane z dostarczaniem wody, odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków oraz zbieraniem odpadów. Szczegółowe wyliczenie takich usług zawiera art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054).

– Dla tych czynności przewidziany został szczególny moment powstania obowiązku podatkowego w VAT, którym jest dzień upływu terminu płatności określony w umowie właściwej dla rozliczeń z tytułu dostawy mediów, jak również szczególne zasady wystawiania faktur – podkreśla Jakub Kozłowski, konsultant podatkowy w PwC.

Ekspert wyjaśnia, że faktura taka powinna oczywiście zawierać elementy obligatoryjne wymienione w par. 5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360). W drodze wyjątku jednak rozporządzenie dotyczące faktur wyłącza obowiązek umieszczenia na takiej fakturze NIP nabywcy.

Trzeba pamietać, że faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepisu ten nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej (stosuje się to odpowiednio do faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej).

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz duplikat oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Wskazać należy, że dostawa mediów ma zazwyczaj charakter ciągły.

– W związku z tym zasadniczo nie jest wymagane podawanie na fakturze dnia dokonania sprzedaży. Zamiast tego podatnik może podać na fakturze informacje o miesiącu i roku, którego ona dotyczy – stwierdza Jakub Kozłowski.

Podatnicy muszą ponadto pamiętać, że obowiązują ich również szczególne terminy wystawiania faktur za media. Faktury takie powinny być wystawione najpóźniej w dniu powstania obowiązku podatkowego w VAT, a więc w dniu, w którym upływa termin płatności.

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

– Jeżeli faktura zawiera informację o okresie rozliczeniowym, którego dotyczy, nie ma żadnych ograniczeń, z jakim wyprzedzeniem może zostać wystawiona – tłumaczy Paweł Mikuła, konsultant podatkowy w PwC.

Z tego względu często w obrocie spotyka się faktury wystawione na kilka miesięcy naprzód.

– Jeżeli jednak faktura nie zawiera informacji o okresie rozliczeniowym, którego dotyczy, może zostać wystawiona nie wcześniej niż trzydzieści dni przed dniem powstania obowiązku podatkowego – dodaje Paweł Mikuła.

Warto zatem zwrócić uwagę na to, by w umowie określony był termin płatności i aby znalazł on odzwierciedlenie w fakturze. W praktyce jednak może się zdarzyć, że terminy zawarte w fakturze i umowie różnią się między sobą lub umowa nie określa terminu płatności.

W przypadku braku umownego terminu płatności uznać należy, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą upływu terminu określonego w fakturze.

– Jednak aby uniknąć tego typu wątpliwości, warto zadbać o właściwe określenie terminu w umowie i na fakturach – radzi Paweł Mikuła.

Ekspert dodaje, że warto również zadbać o to, by faktura zawierała wyraźnie oznaczony okres rozliczeniowy, którego dotyczy. Brak takiej pozycji na fakturze może rodzić wątpliwości interpretacyjne w przypadku faktur wystawionych wcześniej niż 30 dni przed dniem upływu terminu płatności.

Ważne!

Gdy podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży