Wydatki na remont biura można bezpośrednio zaliczyć w koszty podatkowe. Natomiast wydatki modernizacyjne są kosztem poprzez odpisy amortyzacyjne.

Podatnicy często ponoszą nakłady inwestycyjne na środki trwałe, które uznawane są albo za remont, albo za modernizację. Dokonanie odpowiedniej kwalifikacji tych wydatków ma duże znaczenie z podatkowego punktu widzenia.

Dorota Stangreciak-Karpierz, ekspert podatkowy w Auxilium, podkreśla, że wiele wątpliwości budzi jednak odpowiednia kwalifikacja poszczególnych wydatków do wydatków remontowych lub modernizacyjnych. W ustawach podatkowych nie ma definicji remontu.

– W orzecznictwie sądów administracyjnych utrwalił się pogląd, że istotą remontu jest przywrócenie pierwotnego stanu środka trwałego wraz z wymianą zużytych składników technicznych – stwierdza Dorota Stangreciak-Karpierz.

Ekspert dodaje, że istotną cechą remontu jest to, że jest on wynikiem naturalnej eksploatacji składnika majątkowego (naprawa, konserwacja). Skutkiem podatkowym remontu jest to, że wydatek zaliczany jest bezpośrednio do kosztów podatkowych. Od remontu należy odróżnić ulepszenie środka trwałego.

Zgodnie z ustawą z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) z ulepszeniem mamy do czynienia wtedy, gdy: następuje przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja środków trwałych, i suma poniesionych wydatków na ten cel przekracza w roku podatkowym 3,5 tys. zł, i następuje wzrost wartości użytkowej środków trwałych w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania.

Dorota Stangreciak-Karpierz podkreśla, że wydatki poniesione na ulepszenie środka trwałego zwiększają jego wartość początkową.

W konsekwencji do kosztów podatkowych zostaną zaliczone w postaci odpisów amortyzacyjnych.

Odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych dokonuje się przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w wykazie stawek amortyzacyjnych i zasad określonych w ustawie o PIT.

Podatnicy mogą jednak podane w wykazie stawek amortyzacyjnych stawki podwyższać: dla budynków i budowli używanych w warunkach: a) pogorszonych – przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 1,2, b) złych – przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 1,4.

Wyjaśnienia dotyczące warunków używania budynków i budowli, określenia szczególnej sprawności technicznej maszyn zawarte są w objaśnieniach do wykazu stawek amortyzacyjnych.