Podejście organów podatkowych do klasyfikacji wydatków na zakup odzieży biznesowej jest ugruntowana. Aleksandra Szcześniak, konsultant w PwC, wyjaśnia, że urzędy generalnie akceptują w kosztach podatkowych wydatki na zakup odzieży, o ile takie ubranie: w sposób widoczny i trwały oznaczone jest logo firmy; stanowi istotny czynnik w ogólnej strategii reklamowej podatnika; noszone jest w celach identyfikacyjnych i związanych z bezpieczeństwem klientów; noszone jest przez pracowników pozostających w bezpośrednim kontakcie w klientami lub potencjalnymi klientami; noszone jest przez pracowników podczas wykonywania przez nich obowiązków służbowych; przekazywane jest na podstawie wewnętrznych regulacji obejmujących danych pracowników. Kosztem będą też wydatki na ubrania, w które musi być zaopatrzony pracownik na podstawie przepisów prawa pracy (przepisów bhp).

– O ostatecznej kwalifikacji omawianych kosztów dla celów podatku dochodowego decydować będzie przede wszystkim ich związek z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika – przypomina Aleksandra Szcześniak.

W praktyce zdarza się jednak, że pracownicy noszą ubrania biznesowe, nie zachowując wskazanych wymogów. W szczególności znane są sytuacje, w których firmy odzieżowe przekazują personelowi sklepów stroje ze swoich bieżących kolekcji, które nie są oznakowane logo, a pracownicy np. nie są zobowiązani je oddać po godzinach pracy.

– W takich przypadkach powstają wątpliwości co do kwalifikacji podatkowej wydatków na zakup takich ubrań – ostrzega Aleksandra Szcześniak.

Jednocześnie dodaje, że organy podatkowe mogą stwierdzić, że wydatki te stanowią koszty reprezentacji, gdyż faktycznym zamiarem podatnika jest kreowanie pozytywnego wizerunku firmy jako sklepu, którego personel ubrany jest w modne stroje, i zrobienie dobrego wrażenia na klientach. W takiej sytuacji wydatki na zakup odzieży biznesowej nie stanowiłyby prawdopodobnie kosztów uzyskania przychodów. Trzeba też pamiętać, że granica pomiędzy reklamą a reprezentacją w takim przypadku jest niezwykle cienka.