Połowa małych firm zamiast kupować nowoczesne kasy z elektroniczną kopią zapisu kupuje nadal tradycyjne, nieco już staroświeckie kasy z papierowymi rolkami. I powodem wcale nie jest ich niższa cena.

– To proste. Stos wydruków kasowych może zniechęcić urzędników do ich weryfikacji. Trudniej też znaleźć w nich nieprawidłowości. Do tego dochodzi różny okres przechowywania kopii paragonów elektronicznych i papierowych – tłumaczy pan Adam Bielacki, właściciel firmy z Nowego Sącza.

Rolki papierowe przedsiębiorca musi przechowywać przez dwa lata. Kopię elektroniczną przez pięć lat. Oznacza to, że stosując kasę tradycyjną można znacznie skrócić czas, w którym urzędnicy będą mogli sprawdzić wydruki kasowe. Jednak wiara w to, że stosy rolek zniechęcą kontrolujących, jest złudna.

– Podatnicy liczą na to, że uratuje ich z opresji wyjaśnienie, że mają problemy ze znalezieniem konkretnej rolki albo wydruku, który był nieczytelny podczas kontroli. To błąd. Urzędnicy za nierzetelne dowody, ich brak lub utrudnianie kontroli mogą nałożyć grzywny – ostrzega Malwina Sik, konsultant w Instytucie Studiów Podatkowych.

Na początek analiza

Kasy z elektronicznym zapisem są droższe. Ale tylko w momencie zakupu. Ich eksploatacja jest dużo tańsza niż starszych modeli. Wydruki z nowszych kas opatrzone są specjalnym elektronicznym podpisem, w którym zaszyfrowane są dane, takie jak m.in. model kasy, data, godzina, kwota transakcji. Według Malwiny Sik dzięki tym informacjom łatwiej sprawdzić, czy przedstawiony wydruk pochodzi z danej kasy, a zamieszczone w nim informacje są prawdziwe.

– Przy stosowaniu tego rodzaju kas użytkownicy nie są zmuszeni do drukowania papierowych kopii. Znacznie obniża to koszty związane z zakupem rolek kasowych. Eliminuje też nakłady związane z koniecznością składowania kopii paragonów w rolkach – argumentuje Malwina Sik.

Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy, partner w KNDP, dodaje, że w każdym wypadku należy policzyć, co jest bardziej opłacalne, tym bardziej że zakup kasy jest częściowo refundowany. Na refundację kosztów zakupu rolek nie ma już co liczyć.

Ale w większości przepytanych przez nas firm to nie rachunek ekonomiczny decydował o wyborze kasy.

Czas magazynowania

O wyborze kasy decyduje m.in. krótszy okres przechowywania papierowych kopii paragonów. Krótszy niż okres przedawnienia wynikającego z nich podatku. Po drugie, w zapisach elektronicznych łatwiej znaleźć poszukiwane informacje, niż przeglądając setki, a czasem nawet tysiące papierowych rolek. Eksperci przestrzegają jednak, że w praktyce papier wcale nie utrudnia kontroli.

Andrzej Nikończyk wspomina, jak uczestniczył w kontrolach, w których przeglądano rolki kasowe. Był zaskoczony sprawnością ich weryfikacji przez urzędników.

– Jednak jeśli kontrola przyjdzie po dwóch latach, co jest raczej normą, nie będzie co przeglądać. Właśnie na to liczą podatnicy – tłumaczy Andrzej Nikończyk.