Wydatek zaliczony do kosztów musi mieć związek z przychodami firmy. Część przedsiębiorców omija tę zasadę i uwzględnia w kosztach każdy zakup. Eksperci uważają, że fiskus musi monitorować i ograniczać takie nadużycia finansowe.
Urzędnicy skarbowi alarmują: przedsiębiorcy coraz częściej oszukują na kosztach.
To jednak tylko część prawdy. Gdyby nie obowiązywały absurdalnie restrykcyjne przepisy o kosztach, przedsiębiorcy nie musieliby uciekać się do takiej pomysłowości w wymyślaniu kolejnych sposobów na zaliczenie do kosztów wątpliwych wydatków. Wystarczy powiedzieć, że lista wyłączeń z kosztów podatkowych obejmuje dziś ponad 100 pozycji. Zawiera je art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) oraz art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397).
Z drugiej strony nie sposób nie zauważyć, że próby omijania przepisów mogą mieć dla przedsiębiorczych właścicieli firm opłakane skutki. Przekonują o tym i wyniki kontroli fiskusa, i opinie ekspertów podatkowych.
Ale też sposoby oszukiwania często są dość naiwne. Świadczy o tym przykład podatniczki, która regularnie kupuje potrzebne jej kosmetyki na rachunek firmy. I tak np. krem na zmarszczki w promocyjnej cenie 290 zł oraz błyszczyk do ust za 99 zł to w nomenklaturze kosztowej „upominki dla kontrahentów”. Dzięki temu płaci niższy podatek.
To nie jedyny przykład. Nagminne jest także wystawianie faktur na sumy niższe niż rzeczywista cena sprzedaży, czy dokumentowanie zakupów, których w ogóle nie było.
Ile tego typu wydatków w trakcie roku przedsiębiorczy podatnicy wrzucają w koszty, trudno oszacować.

Rozliczenie kosztów

Zgodnie z przepisami o podatku dochodowym przedsiębiorca ma prawo uznać za koszt uzyskania przychodu jedynie wydatki, które związane są – pośrednio lub bezpośrednio – z osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem ich źródła. Dorota Dąbrowska, doradca podatkowy w Kancelarii KNDP – Kolibski, Nikończyk, Dec & Partnerzy, zwraca uwagę, że podatnik jest zobowiązany do wykazania związku poniesionego wydatku z osiąganiem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem jego źródła.
Dodatkowo wydatek ten nie może znajdować się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.
– Dopiero po spełnieniu tych dwóch przesłanek wydatek ten może stanowić koszt uzyskania przychodu podatnika – stwierdza Dorota Dąbrowska.
Jednocześnie dodaje, że przedsiębiorcy, którzy dokonują wydatków, niemogących stanowić kosztu uzyskania przychodu zgodnie z przepisami prawa podatkowego, a dokumentują ich zakup fakturą, której opis wskazuje na poniesienie wydatku innego rodzaju, nie powinni zaliczać takich wydatków do kosztów.
Paweł Jabłonowski, doradca podatkowy w Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna, podkreśla, że upominki dla kontrahentów, jeżeli nie wiążą się z wydatkami o charakterze reprezentacyjnym, mogą być traktowane jako koszt podatkowy. Podobnie przysługiwałoby od takiej transakcji odliczenie podatku naliczonego, jeżeli upominek stanowiłby prezent o małej wartości w rozumieniu VAT.
– Takie towary, jak szminka, krem czy perfumy, przeznaczone na prezent byłyby prawdopodobnie uznane przez fiskusa za koszty reprezentacji, które nie stanowią kosztów w podatku dochodowym – ocenia Wojciech Krok, doradca podatkowy w Parulski & Wspólnicy Doradcy Podatkowi.
Wskazuje też, że jeżeli chodzi o podatek od towarów i usług, to prawo do odliczenia VAT dotyczy nabycia towarów wykorzystywanych w działalności opodatkowanej, również takich jak prezenty przekazywane kontrahentom.
– Bliższa analiza opisanej transakcji pozwala wykluczyć wydatek jako koszt i podatek podlegający odliczeniu. Sposób rozliczenia faktury przez nabywcę jest już sprawą uczciwości podatnika – komentuje Paweł Jabłonowski.



Treść faktury

Faktura VAT powinna dokumentować w szczególności nazwę (rodzaj) towaru, który jest przedmiotem sprzedaży, co jasno wynika z rozporządzenia ministra finansów doprecyzowującego treść dokumentu, jakim jest faktura VAT.
Według Pawła Jabłonowskiego trudno powiedzieć, że opisanie przedmiotu dostawy jako „upominek” określa w sposób poprawny nazwę towaru lub jego rodzaj. Sprzedawca, opisując w ten sposób przedmiot transakcji, może narazić się na sankcje przewidziane w kodeksie karnym skarbowym związane z wadliwym wystawieniem faktury VAT.
Trzeba pamiętać, że kto wystawia fakturę lub rachunek za wykonanie świadczenia w sposób wadliwy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Natomiast, kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Stawka dzienna waha się od 46,20 zł do 18 480 zł.
– Przedsiębiorca, który odliczy podatek naliczony z takiej faktury i potraktuje wydatek jako koszt podatkowy, narazi się na dodatkowe pytania w trakcie potencjalnej kontroli podatkowej o przedmiot transakcji – ostrzega ekspert z Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna.
W przypadku gdy organ podatkowy uzna, że dany wydatek nie ma związku z prowadzoną działalnością firmy, nie zezwoli na odliczenie. Nie ominą też przedsiębiorcy kary. Podatnik, który składając organowi podatkowemu deklarację, podaje nieprawdę lub zataja prawdę, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.

Weryfikacja fiskusa

W sytuacji gdy podatnik otrzymuje fakturę niedokumentującą rzeczywistego zakupu, mamy do czynienia z pustą fakturą i zaliczeniem do kosztów wydatku, którego podatnik w rzeczywistości nie poniósł. W takich przypadkach – jak wyjaśnia Dorota Dąbrowska – urzędy skarbowe najczęściej weryfikują takie transakcję przez tzw. kontrole krzyżowe. Kontrola krzyżowa polega na sprawdzeniu, w ramach kontroli prowadzonej u podatnika, dostawców podatnika w zakresie rzetelności dokumentów, na które powołuje się podatnik.
– Działanie takie pozwala urzędom skarbowym na wykrycie pustych faktur, na podstawie których podatnicy niesłusznie zwiększają koszty uzyskania przychodu – przypomina Dorota Dąbrowska.
Z kolei Wojciech Krok uważa, że błędem jest myślenie, że możliwe jest stworzenie przepisów prawa, które całkowicie wyeliminują wszelkie nadużycia. Uchylanie się od płacenia podatków jest zjawiskiem równie starym jak same podatki. Celem administracji skarbowej powinno być nie tyle wyeliminowanie opisywanych zjawisk, ile monitorowanie i ograniczanie ich zakresu.