Firma udostępnia pracownikom samochody służbowe. Chce rozszerzyć wykorzystywanie tych aut, również do celów prywatnych pracowników.

– Czy wiązać się to będzie z konsekwencjami podatkowymi – pyta pani Maria z kaliskiej firmy.

W przypadku gdy uprawnienie do korzystania z samochodu w celach prywatnych stanowi (np. na podstawie umowy o pracę) pozapłacowy składnik wynagrodzenia, wydatki pracodawcy z tytułu używania samochodu do celów prywatnych – jako wydatki związane z zatrudnieniem pracownika – powinny stanowić podatkowy koszt uzyskania przychodu.

Jak zwraca uwagę Agnieszka Morska, doradca podatkowy w Sendero Tax & Legal – odmiennego zdania są jednak niektóre organy podatkowe.

Przykładowo w interpretacji Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 4 stycznia 2006 r. (nr ZD/406-210/CIT/05) wskazano, że wydatki z tytułu udostępnienia pracownikom samochodów służbowych nie dotyczą działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę, ale służą prywatnym celom pracownika, a tym samym nie spełniają definicji podatkowego kosztu uzyskania przychodu.

Obowiązki VAT

Również na gruncie VAT kluczowe znaczenie ma ustalenie, czy istnieje związek między nieodpłatnym udostępnieniem samochodu a działalnością gospodarczą podatnika.

– Opodatkowaniu VAT podlega bowiem nieodpłatne świadczenie usług niezwiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą – wyjaśnia Agnieszka Morska.

Nasza rozmówczyni dodaje, że dla celów VAT przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika ma związek z działalnością gospodarczą pracodawcy, jeżeli podstawową przesłanką takiego świadczenia jest realizacja celów pracodawcy, a osobista korzyść pracownika ma jedynie charakter uboczny. W ocenie organów podatkowych udostępnienie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych ma realizować osobiste potrzeby pracowników (i nie ma związku z działalnością gospodarczą pracodawcy), a co za tym idzie podlega VAT (np. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 15 lutego 2010 r., nr ITPP1/443-1124/09/DM).

Skutki w PIT

Udostępnienie samochodu do celów prywatnych skutkuje powstaniem określonego przysporzenia majątkowego po stronie pracownika, które powinno być kwalifikowane jako przychód podlegający opodatkowaniu.

Niekiedy organy podatkowe akceptują, że przychodu pracownika nie stanowi udostępnienie samochodu w celu przejazdu z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania pracy (i z powrotem), jeżeli jest to uzasadnione względami służbowymi, np. koniecznością właściwego dbania o powierzone mienie, możliwością natychmiastowego przemieszczania się (np. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 listopada 2010 r. nr ILPB2/ 415-928/10-2/JK).

– Skoro udostępnienie samochodu do celów prywatnych stanowi – po stronie pracownika – przychód, konieczne jest ustalenie jego wartości – ostrzega Agnieszka Morska.

I tu pojawia się problem. Wprawdzie ustawa o PIT wskazuje sposób wyliczenia wartości pieniężnej świadczeń nieodpłatnych, jednak regulacja ustawowa nie uwzględnia specyficznego charakteru korzystania z samochodu przez pracownika. Samochód może być jedynie w części przeznaczony do celów prywatnych, a pracownik nie dysponuje nim dowolnie (jak ma to miejsce np. w przypadku wynajęcia auta), ale może korzystać do celów prywatnych wyłącznie w określonym czasie i zakresie.

Przychód przy używaniu auta firmowego

Metody ustalania przychodu pracownika z tytułu używania auta służbowego:

● przemnożenie stawki za jeden kilometr (ustalonej na podstawie kosztów ponoszonych w związku z pojazdem) i liczbą kilometrów przejechanych do celów prywatnych

● przemnożenie stawki godzinowej (ustalonej na podstawie kosztów ponoszonych w związku z pojazdem) i liczbą godzin, w których samochód pozostawał do dyspozycji pracownika

● równowartość czynszu najmu porównywalnego pojazdu i kosztów eksploatacji pojazdu do celów prywatnych

● przemnożenie stawki wskazanej w rozporządzeniu (właściwej dla korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych) i liczby kilometrów przejechanych do celów prywatnych

● przemnożenie stawki właściwej dla świadczenia usług taksówkowych i liczby przejechanych kilometrów do celów prywatnych

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397).

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).