Podatnicy VAT, którzy nie mają siedziby w danym państwie członkowskim UE, mogą odzyskać podatek zawarty w cenie nabywanych w tym kraju towarów i usług lub zapłacony w związku z zaimportowaniem stamtąd towarów. Dotyczy to VAT zapłaconego przy nabyciu towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności dających podatnikowi prawo do odliczenia VAT na terytorium Polski.

Zwrot przysługuje tylko podatnikom VAT, którzy nie korzystali ze zwolnienia podmiotowego oraz nie dokonują wyłącznie czynności zwolnionych od podatku. Warto pamiętać, że poszczególne państwa UE mają własne regulacje dotyczące np. kwot zwrotu.

Kwestie związane z odzyskaniem podatku regulują przepisy ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie ministra finansów z 24 grudnia 2009 r. w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Wspólnoty Europejskiej (Dz.U. nr 224, poz. 1800 z późn. zm.). Zgodnie z nimi wniosek o zwrot składa się wyłącznie w formie elektronicznej (formularz VAT-REF) do naczelnika urzędu skarbowego.

Wnioski składa się do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego ten wniosek dotyczy. Temin ten został wyjątkowo przedłużony (do 31 marca 2011 r.) dla zwrotu podatku za 2009 rok. To wynik problemów przy praktycznym wdrażaniu procedury elektronicznej w kilku państwach członkowskich.