Wydatki na lunch lub kolację w restauracji z kontrahentem nie będą kosztem, natomiast wartość poczęstunku serwowanego w siedzibie firmy można odliczyć.
Jeśli przedsiębiorca spotyka się z kontrahentem na lunchu czy kolacji w restauracji, wydatków na ten cel nie uwzględni w kosztach firmy, gdyż jest to wydatek reprezentacyjny. Z kolei gdy poczęstunek jest serwowany w siedzibie firmy, wydatki na jego przygotowanie będą kosztem podatkowym. Taka interpretacja dominuje w ostatnich interpretacjach fiskusa.
Idąc tokiem rozumowania organów podatkowych – można dojść do wniosku, że wystarczy zamówić catering do firmy, aby takie wydatki pomniejszyły przychody przedsiębiorcy.
Według ekspertów taka interpretacja jest możliwa. Jednak trzeba uważać, aby posiłek serwowany w siedzibie przedsiębiorcy nie był wystawny. Jeśli taki będzie, fiskus z pewnością nie pozwoli zaliczyć go do kosztów.

Kluczowa wystawność

W dobie gospodarki rynkowej nawiązywanie i utrzymywanie licznych kontaktów handlowych jest nieodłącznie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i decyduje często o pozycji i szansach rozwoju przedsiębiorstwa. Magdalena Kłysz, doradca podatkowy w HLB Sarnowski & Wiśniewski, wskazuje, że spotkania z kontrahentami w celach biznesowych przyczyniają się do osiągnięcia przychodów.
Ustawodawca wykluczył jednak możliwość uznania za koszty wydatków na reprezentację, w szczególności tych poniesionych na usługi gastronomiczne, zakupy żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
W doktrynie i orzecznictwie przyjmuje się, że reprezentacja obejmuje niestanowiące reklamy każde działanie przedsiębiorcy, mające na celu budowanie wizerunku i prestiżu firmy, w szczególności wiążące się z wystawnością i okazałością.
Kierując się taką wykładnią, organy podatkowe zgodnie przyjmują, że spotkania odbywające się w restauracjach wiążą się z kształtowaniem wizerunku i pozytywnego nastawienia wobec gospodarza, nosząc tym samym znamiona reprezentacji.
– Jednocześnie organy podatkowe uznają prawo do zaliczenia do kosztów podatkowych, wydatków związanych z organizacją poczęstunku w siedzibie podmiotu – tłumaczy Magdalena Kłysz.
Podkreśla również, że łagodząc swoje stanowisko w kwestii wydatków firmowych, urzędnicy skarbowi zdają się przyjmować dyskusyjne z punktu widzenia zarówno regulacji podatkowych, jak i realiów gospodarczych rozgraniczenie, uzależniając w dużej mierze możliwość rozpoznania kosztu od miejsca odbycia spotkania z kontrahentem.

Skutek braku definicji

Wątpliwości dotyczące dopuszczalności kwalifikowania wydatków poniesionych przez firmy na poczęstunek dla kontrahentów jako kosztów wynikają przede wszystkim z braku ustawowej definicji pojęcia reprezentacji i konieczności sięgania przez organy do wykładni językowej. Na ten aspekt zwraca uwagę Aleksander Wójcik, radca prawny z Kancelarii Radców Prawnych Kurek, Kościółek, Wójcik, który wyjaśnia, że organy podatkowe, odwołując się do wykładni językowej, tj. do słownikowej definicji pojęcia reprezentacji, przyjęły, że kosztami reprezentacji, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, są wszystkie wydatki, które mają charakter okazały, wystawny, a także nastawione są na kreowanie pozytywnego wizerunku u kontrahentów firmy.
– Problemem jest rozróżnienie, kiedy dany wydatek będzie miał charakter reprezentacyjny (okazały), a kiedy będzie zwyczajowo przyjętym poczęstunkiem w trakcie spotkania – argumentuje Aleksander Wójcik.
Ekspert dodaje, że zgodnie z dominującą obecnie linią interpretacyjną wydatkiem na reprezentację będą wszelkie wydatki poniesione na organizację spotkań z kontrahentami w restauracjach (np. business lunche), ale już np. wydatki na napoje, słodycze, drobne poczęstunki podawane podczas pokazów i prezentacji w siedzibie firmy będą kosztem uzyskania przychodu.
– Dla organów podatkowych znaczenie wydaje się mieć przede wszystkim wpływ postępowania firmy na kształtowanie jej pozytywnego wizerunku – ocenia Aleksander Wójcik.
Według niego jeśli sposób traktowania kontrahenta oddziałuje w sposób znikomy na wizerunek firmy i mieści się w pewnym standardzie spotkań biznesowych, to wówczas poniesione wydatki będzie można zaliczyć do kosztów. Ostatecznie, zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów będzie zależeć od definicji pojęcia reprezentacji przyjętej przez dany organ podatkowy.



Stanowisko fiskusa

Czy podatnicy w ogóle mają jakąś możliwość rozliczenia jako koszt uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup podstawowych produktów, takich jak kawa, herbata i cukier? Ksawera Skrzypek, ekspert w Kancelarii Łatała i Wspólnicy, odpowiada, że organy podatkowe wypowiadają się w tym zakresie bardzo ostrożnie, można by nawet rzec, że zachowawczo.
– W roku 2010 panowała tendencja, że we wszelkich interpretacjach pojawiało się stwierdzenie, że podatnik może rozliczyć jako koszt wydatki poniesione na zakup kawy, herbaty oraz artykułów spożywczych (głównie słodyczy) przeznaczonych na spotkania z kontrahentami w siedzibie spółki – zauważa Ksawera Skrzypek.
Organy podatkowe dodawały jednak, że poczęstunek tak serwowany nie może mieć cech wystawności, nie można go uważać za reprezentację spółki.
Dlatego też – jak podkreśla Ksawera Skrzypek – nie ma możliwości rozliczenia jako koszt uzyskania przychodów wydatków poniesionych w lokalach gastronomicznych, ponieważ organy podatkowe nadają takiemu wydatkowi cechy reprezentacji i promocji spółki, a co za tym idzie wyłączają ten wydatek z tych kosztów.
– Organy podatkowe wyraźnie stwierdzają, że chodzi nie o jednostkowy koszt poniesiony w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w lokalu gastronomicznym, ale o cel, jaki zostanie dzięki takiemu spotkaniu osiągnięty przez podatnika, czyli cel, promocyjny, reprezentacyjny – sugeruje Ksawera Skrzypek.
Przedstawione rozumienie przepisu ma najprawdopodobniej nie dopuścić do nadużyć w sposobie rozliczania wydatków. W omawianym przez nas przypadku zasadnicze znaczenie ma cel, w jakim wydatek jest ponoszony, nie może to być bowiem cel reprezentacji i promocji.

Zmiana w orzecznictwie

Wydawało się, że po pierwszych zawirowaniach w latach 2007 – 2008 kwestia wydatków o charakterze reprezentacyjnym została wreszcie rozwiązana. Piotr Liss, partner w KZWS – RSM International, przypomina, że wyroki sądowe, a w ślad za nimi interpretacje potwierdzały możliwość zaliczenia w koszty wydatków na tzw. spotkania biznesowe, pod warunkiem że nie miały one charakteru wystawnego.
– W ostatnich czasach ugruntowana linia orzecznicza zmieniła się i ze świecą w ręku szukać wyroku z 2010 roku, który nadal zezwalałby na zaliczenie takich wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów – stwierdza Piotr Liss.
Podkreśla także, że najnowsze wyroki odrywają definicję reprezentacji od wystawności, wskazując, że pod tym pojęciem należy uznać wszystkie wydatki związane z budową dobrego wizerunku. Co interesujące – według Piotra Lissa – na razie wyroki dotyczą wyłącznie spotkań biznesowych poza siedzibą firmy (w restauracji). Wydatki na spotkania w siedzibie nie są kwestionowane.
– Oczywiście można w tym przypadku przyjąć, że wydatki takie bezpiecznie można zaliczać w ciężar kosztów, jednak biorąc pod uwagę zmianę linii orzeczniczej o 180 stopni w ciągu zaledwie jednego roku oraz nowo stosowaną definicję reprezentacji z łatwością można sobie wyobrazić, że w niedługim czasie również takie wydatki zostaną uznane za niestanowiące kosztu podatkowego – ostrzega Piotr Liss.

Poczęstunek w siedzibie

Eksperci twierdzą, że za koszt uzyskania przychodu będzie można uznać wydatki na catering, jeżeli nie będą one przekraczać norm zwyczajowo przyjętych i nie będą mieć charakteru wystawnego lub okazałego.
– Wydatki na catering należy bardzo dokładnie dokumentować i w każdym przypadku podatnik musi dysponować uzasadnieniem, dlaczego dany wydatek potraktowano jako koszt uzyskania przychodu – podpowiada Ksawera Skrzypek.
To na podatniku ciąży bowiem obowiązek wykazania i udokumentowania związku między poniesionym kosztem a uzyskaniem odpowiadającego mu przychodu.