Materiały i towary mogą być odpisywane jednorazowo w koszty na dzień zakupu.  Jeżeli kierownik jednostki (np. zarząd) przyjmie takie zasady, to nie później niż na dzień bilansowy konieczne jest ustalenie stanu takich składników aktywów, wycena, a następnie korekta kosztów o wartość tego stanu.

Justyna Kondracka, biegły rewident, menedżer w Mazars wyjaśnia, że w praktyce polega to na przeprowadzeniu spisu wszystkich materiałów i towarów znajdujących się na terenie jednostki na dany dzień bilansowy oraz dokonanie wyceny tego zapasu na ten moment.

Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) w przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji w innym dniu niż bilansowy, należy ustalić saldo przez zweryfikowanie wszystkich przychodów i rozchodów, czyli zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą spisu a dniem bilansowym, aby ustalić wartość zapasu na dany dzień sprawozdawczy.

– Wycena takich aktywów powinna zostać dokonana zgodnie z przyjętą przez kierownika jednostki metodą – podkreśla nasza rozmówczyni.

Dodaje również, że art. 34 ust. 4 ustawy o rachunkowości wprowadza następujące możliwości dotyczące wyceny: według cen przeciętnych, FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło), LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło), w drodze szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen tych składników.

Justyna Kondracka przypomina, że po ustaleniu wartościowego stanu zapasu na dzień bilansowy należy o tę kwotę skorygować koszty zużycia materiałów oraz ujawnić zapas materiałów lub towarów w bilansie. Z początkiem następnego roku obrotowego zapis ten jest odwracany przez wyksięgowanie tej wartości z konta zapasów oraz ujęcie w ciężar kosztów zużycia materiałów.