Pracownik, który od szefa dostaje ekwiwalent za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych, nie zapłaci od tej kwoty podatku PIT.
Podatnik używa swojego telefonu prywatnego do celów służbowych. Pracodawca wypłaca mu za to ekwiwalent.
– Czy ekwiwalent za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych jest opodatkowany – pyta pan Michał z Wiślicy.
Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) przychodem są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Natomiast – jak podkreśla Paweł Małecki, ekspert w Kancelarii Doradztwa Podatkowego Pama – mocą art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT zwalnia się z podatku ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy – narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiący jego własność.
– W związku z tym zwolniony z PIT może być ekwiwalent za używanie przez pracownika prywatnego telefonu dla potrzeb pracodawcy w wysokości odpowiadającej poniesionym przez pracownika wydatkom, pod warunkiem że fakt używania przez pracownika telefonu będącego jego własnością do celów służbowych zostanie we właściwy sposób udokumentowany – podpowiada Paweł Małecki.
Ekspert dodaje, że trzeba udowodnić, że pracownik wykorzystuje prywatny telefon do celów służbowych. W tym celu potrzebna będzie faktura za telefon wystawiana na pracownika oraz wydruk rozmów telefonicznych odpowiadający danemu numerowi zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów (billing), który umożliwi podzielenie przeprowadzonych rozmów na rozmowy prywatne i związane z pracą.
Na podobne obowiązki zwraca uwagę Szymon Wojciechowski, starszy konsultant w Deloitte, choć ostrzega, że organy skarbowe, dokonując wąskiej literalnej wykładni art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, mogłyby próbować argumentować, że rozmowa telefoniczna nie jest narzędziem, materiałem lub sprzętem, o którym mówi przepis, a koszt poniesiony przez pracownika jest kosztem usługi korzystania z sieci telefonicznej, co uniemożliwia skorzystanie ze zwolnienia.
– Dotychczasowe interpretacje wskazują jednak na możliwość korzystania ze zwolnienia, zwracając przy tym uwagę na kwestię odpowiedniego rozliczenia się z pracodawcą z tytułu użytkowania prywatnego telefonu dla celów służbowych – uspokaja Szymon Wojciechowski.
Jednocześnie dodaje, że kwota stanowiąca ekwiwalent za użytkowanie telefonu pracownika powinna być obliczona na podstawie faktycznego wydatku poniesionego przez pracownika i w należyty sposób udokumentowana, np. za pomocą billingów telefonicznych udostępnianych przez operatora sieci telefonicznej.
W przeciwnym razie, jeżeli pracownik umówi się z pracodawcą na zwrot zryczałtowanej kwoty w ramach ekwiwalentu za użytkowanie prywatnego telefonu w celach służbowych (niezależnej od liczby rozmów służbowych), urząd skarbowy może zakwestionować możliwość stosowania omawianego zwolnienia ze względu na brak możliwości zweryfikowania, czy telefon faktycznie był użytkowany w celach służbowych, a jeśli tak, to jaka była rzeczywista wartość rozmów prowadzonych przez pracownika w celach służbowych.
Ważne!
Przychodów zwolnionych z podatku dochodowego od osób fizycznych nie wykazuje się w zeznaniu podatkowym