Przeprowadzona inwentaryzacja wykazała niedobory towarów w magazynie firmy.

– Czy brakującymi towarami mogę obciążyć magazyniera. Jak to ująć w księgach rachunkowych – pyta pani Hanna z Bydgoszczy.

Maciej Czapiewski, biegły rewident, partner w HLB M2 Audyt wyjaśnia, że w przypadku stwierdzenia niedoborów inwentaryzacyjnych należy wyjaśnić przyczyny ich powstania. Jeżeli mają one charakter niezawiniony, czyli brak jest związku między działaniami bądź zaniechaniem pracownika, a wystąpieniem braków, obciążenie pracowników wartością niedoborów nie jest możliwe. W przypadku niedoborów zawinionych zakres odpowiedzialności zależy od okoliczności, czy pracownikowi powierzono mienie, w którym stwierdzono niedobory z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się (art. 124 par. 2 kodeksu pracy – t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.), czy też nie.

W tym pierwszym przypadku pracodawca nie jest obowiązany do udowadniania winy pracownika, a odpowiedzialność pracownika nie jest ograniczona. W drugim przypadku pracodawca jest zobowiązany do udowodnienia winy pracownika,a odpowiedzialność jest ograniczona do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi (art. 119 kodeksu pracy).

Według Macieja Czapiewskiego w księgach rachunkowych należy to ująć w następujący sposób:

1. Wartość niedoborów: strona Wn konta 264 – Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 330 – Towary handlowe.

2. Niedobory zawinione: strona Wn: konta 245 – Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 264 – Rozliczenie niedoborów.

W przypadku niewielkiego prawdopodobieństwa odzyskania należności z tytułu niedoborów wartość należności należy zaksięgować: strona Wn konta 769 – Inne pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 280 – Odpisy aktualizujące należności od pracowników.

Ekspert wskazuje również, po ostatecznym stwierdzeniu nieściągalności wartość należności należy zaksięgować zapisem: strona Wn konta 280 – Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 245 – Inne rozrachunki z pracownikami.