Polskie przepisy nie pozwalają obecnie na przesyłanie faktur e-mailem – twierdzi Ministerstwo Finansów. Firmy będą mogły przesłać fakturę w ten sposób dopiero po zmianach, które przyjmie Komisja Europejska. Do tego czasu e-faktura musi być podpisana e-podpisem, który kosztuje ok. 300 zł. Na uproszczenia w sprawie przesyłania faktur firmy będą musiały więc jeszcze poczekać. Do kiedy? Z naszych ustaleń wynika, że co najmniej do przyszłego roku.

Elektroniczna jak papierowa

Wiele firm nie może zrozumieć, dlaczego w kraju, w którym e-mail można wysłać przez telefon komórkowy, przepisy nie pozwalają na przesyłanie w ten sposób faktur. Domagają się więc zmiany stanowiska ministra finansów. Resort nie mówi „nie”, ale zaznacza, że konieczne są zmiany w prawie.

Co więcej, wbrew informacjom niektórych mediów resort przyznaje, że analizuje możliwość dokonania nowelizacji przepisów dotyczących faktur elektronicznych. Chce jednak poczekać na zmiany w dyrektywie VAT (2006/112/WE), nad którymi pracuje obecnie Komisja Europejska. Dokument taki jest już wypracowany, ale jeszcze nie został przyjęty. Jak czytamy we wniosku do dyrektywy zmieniającej dyrektywę VAT, możliwość wyboru różnych opcji sprawiła, że państwa członkowskie wdrożyły przepisy dotyczące fakturowania elektronicznego na różne sposoby (dyrektywa nie nakłada bezwzględnego obowiązku podpisywania faktur e-pod- pisem). Dlatego w jednych krajach Unii przedsiębiorcy przesyłają sobie faktury w pliku PDF w załączniku do e-maila, a w innych – jak Polska – muszą one spełnić wiele dodatkowych wymogów. Z powodu różnych przepisów nie jest możliwe przesyłanie e-faktur np. z Niemiec do Polski.

Komisja Europejska chce więc ujednolicić przepisy dyrektywy o VAT w ten sposób, aby każda firma w Unii Europejskiej, bez względu na to, w jakim kraju prowadzi działalność, mogła przesłać kontrahentowi fakturę w prosty sposób (np. e-mailem). Komisja proponuje więc zrównanie faktur elektronicznych z papierowymi. Faktury nie trzeba będzie potwierdzać podpisem elektronicznym lub za pomocą systemu EDI.

Dzięki ujednoliceniu przepisów i przejściu na fakturowanie elektroniczne firmy będą mogły zaoszczędzić znaczne kwoty. Z wyliczeń firmy doradczej Deloitte wynika że koszt jednej e-faktury jest o 2 zł mniejszy niż faktury papierowej. Mała firma wystawiająca 100 faktur mogłaby więc zaoszczędzić miesięcznie 200 zł.

Komisja Europejska wyliczyła natomiast, że przejście wszystkich firm unijnych z faktur papierowych na elektroniczne przyniosłoby w niedługim czasie oszczędności rzędu 18 mld euro.

Zmiany w Polsce

Wiele firm upatrywało nadziei na zmianę wymogów dotyczących e-faktur po wyroku NSA z 20 maja (sygn. akt I FSK 1444/09), który dopuścił możliwość wystawiania i przesyłania faktur, a potem ich drukowania i przechowywania w formie papierowej. Wyrok ten jest jednak rozstrzygnięciem jednostkowym, choć – jak podkreślają eksperci – precedensowym. A zatem musiałyby zapaść kolejne wyroki, aby inne firmy mogły przesyłać faktury e-mailem, a potem je drukować.

18 mld euro – tyle oszczędności przyniosłoby przejście wszystkich firm w UE z faktur papierowych na elektroniczne – wynika z wyliczeń Komisji Europejskiej